SECRETAIRE DE DIRECTION A MI-TEMPS

SECRETAIRE DE DIRECTION A MI-TEMPS

CDD

DEFINITION
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et des rendez-vous d'une direction fonctionnelle
-Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
-Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
ACTIVITES PRINCIPALES
Rédaction et mise en forme de documents
-Courriers, notes, supports de présentation / communication pour la DLT ;
-Compte-rendu du staff de Direction ;
-Suivi des parapheurs
-Classement et archivage papier et électronique
Gestion des agendas et programmation des réunions
-Réservation de salles, convocation des participants ;
-Anticipe, sur toute l'année, les réunions régulières et/ou structurantes pour la DLT ;
-Suivi des déplacements (ordres de mission, réservation des billets de train, d'hôtels)
-Programmation des visites des établissements extérieurs
Accueil, information et orientation du public et des agents du CHU
-Filtre et oriente les appels téléphoniques
-Gestion des mails de la BALF secrétariat
-Réalise le tri et le suivi du courrier via le système de GED
Suivi des dossiers
-Centralisation des sujets pour les ordres du jour des instances (CHS-CT, CTE)
-Relance de l'équipe d'encadrement sur les différences échéances (RH, Finances, projets) ;
-Suivi administratif des dossiers RH (recrutements, renouvellements, demandes de retraite, changement temps de travail, recensements des concours et des formations )
-Conventions et avenants : rédaction et suivi
-Demande sur le portail de services informatiques
Commandes
-Commande de fournitures sur PAD
-Commande de dotations (masques, gel, ) sur SDT
-RECCO : enregistrement des accès aux selfs
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE
Dossiers spécifiques
-Organisation des Jeudis d'Euro-médecine : planification des dates, gestion des inscriptions, des questionnaires de satisfaction
-Centralisation du Plan Blanc sectoriel de la DLT et appui à l'élaboration de fiches actions pour chacun des secteurs.
Suppléances
-Gestion de la boite mail déchets en l'absence du responsable Déchets
-Suppléance téléphonique du secrétariat de la DTB
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (INTERNES ET EXTERNES)
- Direction des Travaux et du Biomédical
- Direction des Ressources Humaines
- Unité de Gestion du personnel
- Direction Générale
- Personnel de l'établissement
- Clients externes
- Direction Coordination Générale des Soins
- Les secteurs de la DLT
- Etc.
LIAISONS HIERARCHIQUES
-Directrice de la Logistique et des Transports
Activité du poste : 50%
Horaires : Administratifs du lundi au vendredi
Repos : Week-end et jours fériés
Lieu : Plateforme Euromédecine.

Hôpital Lapeyronie
371 avenue du Doyen Gaston Giraud
34295 MONTPELLIER

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