Chargé(e) de mission affaires générales

Chargé(e) de mission affaires générales

CDD

A pourvoir des que possible

Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé à taille humaine, engagé dans une prise en charge de qualité des patients et résidents et dans une dynamique de développement de ses projets et partenariats sur le territoire.

Dans le cadre d'une réorganisation de la fonction d'appui à la direction, l'établissement recrute un(e) professionnel(le) polyvalent(e) pour renforcer la coordination administrative et institutionnelle ainsi que le pilotage transversal.
________________________________________
Finalité du poste
Sous l'autorité directe de la Direction, vous assurez un rôle clé d'appui transversal. Vous contribuez à la bonne organisation des instances, au suivi des relations avec les usagers et partenaires, au soutien opérationnel de la direction et à la coordination du pilotage institutionnel.
Vous intervenez en interface avec l'ensemble des services, les partenaires extérieurs et les acteurs institutionnels.
________________________________________
Missions principales
1. Coordination des instances
Organisation logistique et administrative des instances (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers)
Rédaction et diffusion des comptes rendus
Suivi des décisions et des plans d'actions issus des instances
2. Gestion des plaintes, réclamations et relations avec les usagers
Suivi administratif des plaintes et réclamations
Préparation des éléments de réponse pour la direction
Suivi des délais et traçabilité des dossiers
Lien avec la Commission des Usagers
3. Suivi des conventions et partenariats
Recensement et mise à jour des conventions
Suivi des échéances (renouvellements, bilans)
Appui à la formalisation et au suivi de nouveaux partenariats
4. Appui au pilotage de l'établissement
a) Suivi des plans d'actions institutionnels
Appui à la structuration et au suivi des plans d'actions (projet d'établissement, démarches qualité, projets transversaux)
Mise à jour des outils de suivi
Relances des pilotes d'actions et consolidation des états d'avancement
Préparation de supports de suivi pour la direction et les instances
b) Coordination des enquêtes et remontées institutionnelles
Recensement et planification des enquêtes et demandes institutionnelles adressées à l'établissement
Coordination de la collecte des données auprès des services concernés
Suivi des échéances et contrôle de la complétude des réponses
Centralisation et transmission des éléments à la direction avant envoi
c) Coordination des appels à projets
Veille et repérage des appels à projets en lien avec les orientations de l'établissement
Appui à la décision d'opportunité (calendrier, faisabilité administrative)
Coordination de la production des éléments nécessaires aux dossiers de réponse
Suivi des échéances, des dépôts et de la traçabilité des candidatures
Appui au suivi administratif des projets retenus
5. Assistanat de direction et appui à la communication
Gestion d'agenda, organisation de réunions
Préparation de dossiers, notes et supports pour la direction
Appui à la coordination de projets transversaux et soutiens ponctuel aux équipes administratives
Contribution à la communication institutionnelle :
o Mise en forme de documents de présentation, notes d'information, supports internes
o Appui à la structuration et à la diffusion de documents à destination des professionnels ou partenaires
6. Mission spécifique
Assistance administrative du CLIC : suivi des dossiers, organisation des réunions, appui à la coordination des acteurs (présence sur site une fois par semaine)
________________________________________
Profil recherché
Formation / expérience
Formation en gestion administrative, gestion des organisations sanitaires ou médico-sociales, ou équivalent
Une expérience en appui au pilotage, en coordination ou en gestion de projets est un atout
Compétences
Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
Sens de l'organisation et gestion des priorités
Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéances
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Maîtrise des outils bureautiques (tableaux de suivi, reporting, mise en forme de documents)
Qualités attendues
Rigueur et fiabilité
Esprit d'initiative et sens des responsabilités
Capacité d'analyse et prise de recul
Créativité et sens de l'innovation dans les méthodes de travail
Capacité à proposer des améliorations organisationnelles
Curiosité professionnelle et appétence pour les projets nouveaux
Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité
Sens du service public

CENTRE HOSPITALIER DU BOIS PETIT
8 avenue de la Libération BP 31
76301 Sotteville-les-Rouen

Voir la fiche de l’établissement