Secrétaire de direction

Secrétaire de direction

CDD; CDI

Définition :
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications
téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, gestion des agendas..).
Pré requis (diplôme ou expérience) :
Niveau 4 (Bac)
Bac pro secrétariat ou spécialité « gestion-administration » ou connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Nom du service : Direction Technique Informatique Achat / Direction Stratégie, Coopérations, Recherche, Innovation et Développement Durable - UF : 5117 / 5137
Mission et objectif généraux du service : Directions fonctionnelles / Direction chargée de la mise en uvre de la politique budgétaire de l'établissement
Capacités d'accueil : 802 lits et places installés au 01/12/2025
Localisation : bâtiment Croix des Gardes 1er étage
Horaires de travail : Poste à 35 heures par semaine en temps plein. Horaires : 8h30-12h00 / 12h30-16h00
Contraintes (astreintes, ) : Bureau partagé. 2 secrétaires se remplacent pendant les congés et absences.
Spécificités communes aux 2 directions :
Accueil des personnes
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents du service relevant de tous les domaines et de tous les acteurs (gestionnaires, acheteurs, directions)
Prise de rendez-vous / gestion des agendas (directeurs et cadres, salles de réunions, parc automobile)
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, notes d'informations, décisions, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Mise à jour des sites intranet
Gestion des archives (organisation du stockage et gestion des demandes de destructions auprès des archives départementales en lien avec la responsable
des archives médicales)
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Spécificités DTIA :
Gestion des contraventions
Magh2 Prodige : Identification et distribution des factures issues de Chorus non prises en charge
Magh2 : Aide à la gestion des dossiers de la régie d'avance en lien avec le régisseur
Magh2 : Gestion de certains bons de commandes ponctuels
Magh2 : Gestion des relances fournisseurs
Gestion des chambres à l'internat (organisation et montage dossier administratif d'entrée-sortie des internes deux fois par an en mai et novembre)
Spécificités DSCRIDD
Accompagnement à la mise en place d'évènements ponctuels dans le développement durable
L'ensemble des agents sera à évaluer sur les 3 aptitudes suivantes :
capacité d'adaptation,
capacité à travailler en équipe,
comportement adapté dans ses relations avec autrui.
Risques liés au travail sur écran : troubles musculo-squelettiques, mal de dos, stress, fatigue visuelle.
Risques psycho-sociaux : stress et agression.
Principales liaisons transversales internes et externes :
Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
Usagers et fournisseurs pour transmission d'information
Expériences professionnelles souhaitées
Une expérience professionnelle en secrétariat est souhaitée, en complément du diplôme
Formations complémentaires souhaitées
Parcours formatif institutionnel obligatoire :
Incendie
Gestes qui sauvent
Sensibilisation RPS

Centre Hospitalier de Cannes Simone Veil
15 avenue des broussailles
06401 CANNES

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