SECRETAIRE IFSI

SECRETAIRE IFSI

CDD; CDI; Détachement; Mutation

FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : RHIFSI_SECR_001


Diplôme ou niveau requis

Bac +2 dans le domaine administratif et/ou grade adjoint administratif

Positionnement dans l'organigramme


Autorités hiérarchiques :
N+1 Directeur de l'IFSI




Liaisons fonctionnelles :
Directeur IFSI IFAS IFAP
Cadres de Santé formateurs
Equipe administrative et logistique de l'institut
Cadres de santé du Centre Hospitalier de Vichy et des établissements partenaires
Service Paie - Pôle Ressources Humaines
Service financier du Centre Hospitalier de Vichy
Etablissements de santé du territoire
France Travail / OPCO / Transition Pro

Présentation de l'unité

Mission du service :
Planifier et piloter les activités et les moyens permettant d'assurer la gestion administrative des formations.

Localisation :
Bâtiment 17 du Centre Hospitalier Jacques LACARIN de Vichy

Constitution de l'équipe :
1 directeur
20 formateurs
3 secrétaires
1 documentaliste
3 agents des services hospitaliers




Conditions d'exercices et particularités du poste

Travail en journée du lundi au vendredi
Horaires en journée (à préciser selon les modalités d'organisation du service)
Déplacements ponctuels (permis B obligatoire)
Technologies utilisées

Outils informatiques et logiciels spécifiques : BL Scolarité, Microsoft Office (Maitrise importantes de Word et
Excel), Internet

Missions principales

Organisation des stages
o Suivi opérationnel des activités (prospection, saisie des stages, suivi des conventions, envoi des courriers aux terrains de stage)
o Paiement des indemnités de stage et des frais de déplacement des étudiants
o Mise à jour des différents listings (structures d'accueil stages, ARS, Conseil Régional,
partenaires, ) et coordonnées (mail, téléphone, adresse, )
Gestion des actions de formation continue dispensées par l'institut
Prospection pour le versement de la taxe d'apprentissage
Gestion de l'assiduité des étudiants
Gestion des accidents de travail des étudiants
Gestion des réservations de salles de l'Institut
Gestion de l'accueil des stagiaires cadres
Frais déplacement des personnels IFSI IFAS IFAP
Gestion contrats vacataires en lien avec les formateurs
Création et/ou actualisation et mise en uvre de procédures
Coordination avec les interlocuteurs internes et externes
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
Accueil physique et téléphonique
Commande fournitures bureau
Activités complémentaires et/ou transversales

Lien avec le Répertoire des compétences : H45S30 - Secrétaire

CENTRE HOSPITALIER JACQUES LACARIN
Boulevard Deniere BP 2757
03207 VICHY

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