Adjoint Administratif Assistant du Cadre Supérieur du Pôle

Adjoint Administratif Assistant du Cadre Supérieur du Pôle

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Cadre général d'intervention de l'assistant de pôle

Au regard du nouveau périmètre des pôles de Médecines, un assistant au cadre supérieur de pôle aura pour mission générale, en appui au CSP, de répondre pleinement avec efficience et réactivité aux missions attendues pour une fonctionnalité optimale du pôle.
Les missions du cadre supérieur de pôle en matière de collaboration au pilotage stratégique et financier du pôle, de mise en uvre de la politique de soins, de management et gestion des ressources humaines ; les missions en matière de Qualité et gestion des risques mais aussi de coordination, de recherche et formation doivent s'en suivre d'opérationnalité et de réactivité.
Collaborateur du Cadre Supérieur de pôle, l'assistant au CSP travaille en étroite collaboration avec ce dernier. Il est le relai complémentaire de proximité et déploie les outils nécessaires pour accompagner les services dans la mise en uvre des projets et du suivi de l'activité sur le volet soins.


Missions générales et spécifiques

Il assure les missions qui lui sont confiées dans les domaines suivants :

Suivi de la mise en uvre du plan de formation du pôle
- Assure et coordonne avec le cadre supérieur le plan de formation : synthèse, suivi, formation de sécurité, formations flash spécifiques au pôle.
- Recueil les demandes de formation réalisées par chaque cadre à l'issue des entretiens et en assure la synthèse pour le pôle
- Prépare la réunion de la commission de formation de pôle
- Met en uvre les actions de formations définies et validées au plan, en collaboration avec le service formation.
- Réalise la synthèse des analyses des programmes de formations en partenariat avec l'encadrement, met en page les documents nécessaires et s'assure de l'envoi au service formation.
- Suit le budget formation alloué au pôle.

Gestion administrative :
- Gestion de l'agenda, planification des rdv, retour sur les différents Doodle, mise à jour des agendas en regard des différentes sollicitations et absences du CSS.
- Organisation des rendez-vous pour les entretiens de recrutement, recueil des pièces administratives nécessaires, préparation du dossier pour le CSS.
- Envoi des mails de suivi à la DSIRMT (suivi des recrutements avec C Dumont).
- Gère de façon suivie les dossiers de recrutements :
o Tenue du tableau récapitulatif : coordonnées des agents vus en entretien, finalisation ou pas du recrutement.
o Réalise des statistiques pour le pôle au regard d'indicateurs validés par le CSS.
- Gestion avec les CS de leurs rdv de reportings.
- Préparation des outils de reportings sur la ressource partagée du pôle, mise à jour des documents.
- Préparation des ordres du jour aux réunions d'encadrement du pôle au regard des informations transmises par le CSS.
- Rédaction des CR pour validation CSS
- Rédaction des rapports de synthèse et PPT pour différentes présentations : instances, conférence de pôle, etc.
- Gestion des appels téléphoniques de la ligne du CSS lors des rdv ou réunions.
- Gestion des différentes habilitations : droits easily, ressources partagées, GAM, etc pour les agents du pôle.
- Préparation des réunions : réservation de salle, mail aux participants, gestion agenda.
- Formalisation du plan d'équipement en partenariat avec l'encadrement de proximité (plan global du pôle).
- Mise à jour de la base documentaire du pôle au regard en collaboration avec l'encadrement de proximité : nouveaux formats des fiches de postes, documents qualités, etc
- Implémentation de documents dans la ressource partagée du pôle.

Gestion des ressources humaines
- Préparation des pièces administratives pour publication de postes, transformation postes pour mise à la signature du CSS avant envoi DRH.
- Gestion des documents administratifs adressés par les agents (feuille CA psychologues, changements temps de travail etc)
- Soutient le cadre supérieur dans la Gestion des Ressources Humaines : suivi des tableaux de bord et des effectifs dans infoview, aide à la gestion de l'absentéisme et suivi des HS.
- Envoi des tableaux des HS au bureau du personnel.
- Contrôle du tableau des suivis des agents contractuels : dates des évaluations à prévoir, scanner des documents et envoi à la DRH.
- Aide à la gestion des pools VS : mise à jour des disponibilités dans l'outil partagé
- Aide dans l'implémentation du/des Share Points du pole, suivi de la mise à jour des documents

Autres Missions
- Gestion de la ligne du cadre supérieur en son absence en collaboration avec le Cadre supérieur de relai

Compétences et connaissances
- Outils informatiques : Excel, Word, Outlook, Power Point.
- Connaissance de l'organisation d'un CHU / du fonctionnement de l'Institution et de son projet.
- Connaissance des différentes chartes en vigueur dans l'établissement
- Compétences organisationnelles et de coordination
- Compétences rédactionnelles et de synthèse impératives

Savoir faire
- Analyse et synthèse
- Rédaction de rapports et tout autre document
- Capacité à se procurer l'information nécessaire à l'action, la prioriser et la traiter.
- Prise d'initiatives en fonction de ses attributions et compétences
- Respect du secret professionnel et capacité à le faire respecter
- Analyse des dysfonctionnements et proposition de solutions
- Aptitude à prendre en compte les difficultés des services cliniques
- Capacité à gérer son temps afin d'être efficient. Faire preuve de méthode dans la gestion de son activité afin d'être capable de réajuster sa journée de travail.

Savoir être
- Faire preuve de créativité, de dynamisme, de réactivité afin d'être force de proposition.
-
Savoir détecter les situations à risque et proposer des réponses adaptées.
- Savoir anticiper.
- Faire preuve d'écoute et avoir un sens de la négociation et de la diplomatie.
- Faire preuve de constance et d'autonomie.
- Faire preuve d'équité, d'éthique et de discernement.
- Etre capable de rester positif en toutes circonstances.
- Etre capable d'afficher un positionnement professionnel.
- Faire preuve de loyauté et d'honnêteté tant envers le trio de pôle que l'institution ainsi que dans ses relations hiérarchiques.
- Savoir porter respectablement les valeurs du CHU de saint Etienne.

Horaires et roulement
- Décompte en forfait jour (pas de badgeadge et 20 RTT)
- Congés annuels : 28 jours (à coordonner avec ceux du CSS)
- Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche
- Fériés : récupérables le jour même et non à distance.

Liens hiérarchiques et fonctionnels

Liens hiérarchiques : CSS du pôle
Liens fonctionnels : Cadres de santé du pôle, médecins

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord
-
42055 Saint Etienne

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