Gestionnaire Affaires médicales

Gestionnaire Affaires médicales

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Le CENTRE HOPSITALIER recrute pour son service des affaires médicales, Un(e) Gestionnaire, à compter du 15 janvier 2026.

1 - Gestion administrative et paie du personnel médical
Recrutement et intégration
Constitution du dossier administratif et vérification des documents obligatoires du médecin en fonction de son statut
Rédaction des contrats et conventions
Recrutement et accompagnement des médecins étrangers (titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, inscription à l'ordre des médecins, certificats de scolarité)
Préparation des arrivées des internes et des étudiants

Gestion administrative de la carrière
Établissement des courriers, attestations, décisions de nomination
Changements de grades et d'échelon
Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux
Accueil et explication aux médecins des données et caractéristiques de leur situation administrative
Recueil et vérification des éléments constitutifs du dossier individuel des médecins
Gestion des changements d'affectation et des incidences sur la rémunération
Classement et archivage des documents dans les dossiers

Gestion de la paie
Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes)
Vérification de la paie en collaboration avec la deuxième gestionnaire des affaires médicales
Établissement des titres de recettes, attestations de salaires

2 - Suivi du temps de travail médical
Suivi quotidien des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, temps additionnel, etc.
Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations)
Gestion des tableaux de service : réception, vérification, traitement, enregistrement et lien avec la paie
Gestion des tableaux de gardes et astreintes : réception des différents plannings, vérification de leur cohérence, élaboration du tableau mensuel prévisionnel, traitement des modifications en cours de mois et élaboration du tableau réel en lien avec la paie
Suivi des changements de gardes et astreintes des tableaux hebdomadaires.

3 - Formation médicale continue
Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical
Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire
Suivi des missions de formation et du DPC

4 - Administration générale et suivi documentaire
Rédaction de courriers administratifs
Archivage du dossier médecins
Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition)
Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements
Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET
Suivi des absences maladies, formalités avec les organismes de sécurité sociale
Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements


Horaires de travail
Base de 38h hebdomadaires, amplitude horaire de 07h36 par jour, du lundi au vendredi

Conditions particulières

Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins).
Respect du secret professionnel



COMPETENCES

NIVEAU DE FORMATION OU DE QUALIFICATION REQUIS

Bac à bac + 2 dans le domaine administratif
Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital
Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée
Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie

SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE REQUIS

Bureautique et informatique
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet pour la gestion administrative
Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales (dossiers médecins, paie, plannings, absences)
Saisir, mettre à jour et extraire des données pour le suivi des dossiers individuels et des tableaux de bord RH
Secrétariat
Rechercher et accéder efficacement à l'information administrative et réglementaire
Rédiger différents types de documents : contrats, conventions, courriers administratifs, décisions de nomination, attestations
Mettre à jour et organiser les dossiers individuels du personnel médical, assurer leur archivage et leur suivi quotidien
Communication et information
Informer et conseiller les médecins, internes et l'encadrement sur les éléments liés à leur dossier individuel ou à leur situation administrative, en respectant la confidentialité
Traiter ou orienter les demandes de renseignements administratifs
Remonter à la hiérarchie les difficultés rencontrées et proposer des solutions pour améliorer le suivi des dossiers
Gestion et organisation
Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins)
Analyser de manière critique les informations et les données transmises
Collaborer avec le service de la paie et les autres services (DRH, secrétariats médicaux, finances) pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers
Tenir un échéancier pour les différentes actions administratives et suivre les procédures internes
Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes
Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques

SAVOIR-ETRE

Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, respect
Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de proposition



Expérience à un poste similaire souhaitée
Rémunération selon profil et expérience sur la base de la grille FPH.

Centre hospitalier Henri Guérin
Quartier Barnencq
83390 Pierrefeu-du-Var

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