SECRETAIRE MEDICAL(E) - REFERENT(E) SECRETARIATS MEDICAUX - SERVICE RADIOLOGIE ET PASS

SECRETAIRE MEDICAL(E) - REFERENT(E) SECRETARIATS MEDICAUX - SERVICE RADIOLOGIE ET PASS

CDD; CDI; Mutation

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc recherche, pour son service radiologie et Pass, un(e) secrétaire médical(e), référent(e) secrétariats médicaux.
Poste vacant. temps plein.
Prise de poste : dès que possible.

DEFINITION DU POSTE
Assurer une activité médico-administrative transversale au sein de l'établissement :
- 40 % au sein du service d'imagerie médicale, en renfort ou remplacement des secrétaires pendant leurs absences ;
- 40 % en appui du cadre des secrétariats médicaux, pour la coordination, le suivi et la gestion administrative des secrétariats ;
- 20 % au sein de la PASS (Permanence d'Accès aux Soins de Santé) pour la saisie et le suivi des données d'activité.
L'agent contribue à la continuité et à la qualité du fonctionnement des secrétariats médicaux et à la fluidité du parcours patient.

POSITIONNEMENT DU POSTE
1. Liaisons hiérarchiques
Cadre des secrétariats médicaux / Directeur Adjoint chargé de la Stratégie des Affaires Financières, Médicales, Numériques et des Projets Ségur / Directeur du Centre Hospitalier

2. Liaisons fonctionnelles internes et externes
Liaisons fonctionnelles internes et externes :
- Chefs de pôle, cadres de santé, médecins et secrétariats médicaux des différents services
- Service d'imagerie, PASS, services de soins, direction des soins, service social
- Services administratifs (bureau des entrées, archives, informatique, qualité)

3. Horaires de travail
- Du lundi au vendredi
- Horaires variables selon le planning : 8h-16h / 9h-17h / 10h-18h
- Cycle hebdomadaire de 37h30 (ou proratisé selon le taux d'activité)

ACTIVITES DU POSTE

Activités principales
1. Activités en imagerie médicale (40 %) :
Accueil physique et téléphonique des patients (externes et hospitalisés)
Planification des examens d'imagerie (radiographie, échographie, scanner)
Constitution et archivage des dossiers patients
Gestion et diffusion des comptes rendus via EI, Telediag, Médimail
Coordination avec manipulateurs, brancardiers et médecins
Participation à la continuité du service (public et libéral)

2. Activités d'assistance au cadre des secrétariats médicaux (40 %) :
Saisie, contrôle et mise à jour des plannings, congés et RTT
Soutien à la planification et au suivi des absences et remplacements
Participation à la coordination médico-administrative
Accueil et encadrement des stagiaires
Contribution à la gestion documentaire et à la continuité du fonctionnement des secrétariats

3. Activités au sein de la PASS (20 %) :
Recensement et traitement des fiches de renseignements patients transmises par le service social
Élaboration, suivi et mise à jour des statistiques d'activité de la PASS
Classement, archivage et transmission des données

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
1. Connaissances requises (savoirs)
cription Niveau de connaissance
Bureautique :
> Utilisation des outils bureautiques déployés au sein du système d'information du
Centre Hospitalier : Pastel (mouvement), Orbis, Terminal des Urgences (TU), TSMUR,
Pharma, ROR SSR, Open office texte et tableur, Internet, messagerie électronique, ...
Communication : bonne élocution, écouter et dialoguer avec les usagers
Droit des usagers du système de santé
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
> Connaissance du service
> Connaissance de l'organisation de la prise en charge du patient
Réglementation des archives
> Règles de fonctionnement du service des archives centralisées du Centre Hospitalier
Secrétariat
> Normes rédactionnelles
> Méthodes de classement et d'archivage
> Règles de fonctionnement du dossier patient du Centre Hospitalier
> Vocabulaire médical : terminologie médicale

2. Compétences requises (savoir-faire)
1. Connaissances requises (savoirs) :
- Gestion administrative et médico-administrative hospitalière
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et connaissance de l'institution
- Droit de la santé et réglementation relative au dossier patient
- Communication et relation patient / professionnel
- Terminologie médicale
- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (ORBIS, IPLAN, QDOC, PASTEL)
2. Compétences requises (savoir-faire) :
- Planifier et organiser les activités selon les priorités et contraintes du service
- Saisir, classer, archiver et restituer les données patientes en respectant la confidentialité
- Utiliser efficacement les logiciels de gestion et outils bureautiques
- Identifier et résoudre les situations urgentes ou conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
- Accueillir, informer et orienter le public avec professionnalisme
3. Qualités professionnelles attendues (savoir-être) :
- Empathie et sens de l'écoute
- Discrétion, confidentialité et respect du secret médical
- Adaptabilité et polyvalence
- Sens du service public et de la communication
- Bonne connaissance de l'institution et du fonctionnement hospitalier
- Esprit d'équipe et autonomie
- Capacité d'organisation, de priorisation et de gestion du stress
- Qualité du contact humain et bonne expression orale et écrite

PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE
(risques spécifiques, tenue spécifique, etc)
Gestion du stress et des situations d'urgence
Activité sur plusieurs unités et logiciels
Polyvalence et mobilité entre sites possible selon les besoins du service

PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d'un recrutement)
1. Diplômes, pré-requis et qualifications indispensables
- Diplôme de secrétaire médical exigé
- Expérience en secrétariat médical
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

2. Diplômes, prérequis et qualifications souhaitées
BAC science médico-sociale







3. Correspondance statutaire éventuelle ou obligatoire
Assistant médico-administratif (Décret 2011-661 du 14 juin 2011 portant dispositions statutaires communes à divers
corps de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique hospitalière) ;
Adjoint administratif (Décret 2016-1704 du 12 décembre 2016 portant statut particulier des corps des personnels
administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière)

Centre hospitalier Jean Marcel
Boulevard Joseph Monnier CS 10301
83170 Brignoles

Voir la fiche de l’établissement