SECRETAIRE - 50% - H/F

SECRETAIRE - 50% - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Service : Social auprès des patients - Site de l'hôpital d'enfants
Fonction : Assistante de l'ASS auprès des patients et des familles
Horaires
Amplitude journalière : 0.5 Equivalent TP
Rythme de travail : 5 jours par semaine
Position dans l'organigramme :
Rattachement hiérarchique : Responsable du service social des patients, Direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, DTVMSH,
Rattachement fonctionnel : Services de l'hôpital d'enfants
Missions fonctions principales (à quoi sert le poste ?)
Le CHRU de Nancy mène depuis plusieurs années un travail structurant avec son service social hospitalier, dans une logique de coordination renforcée, de décloisonnement des pratiques et d'accompagnement global des patients.
Rattaché à la direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, le service social hospitalier s'inscrit pleinement dans cette dynamique, en lien étroit avec les équipes médicales, paramédicales et les partenaires du territoire.
Définition de « à quoi sert le poste ? » :
Poste de secrétaire intégré à une équipe avec des missions spécifiques à l'hôpital d'enfants
Fonctions principales :
Accueil/Information/Orientation auprès des familles, des personnels soignants et paramédicaux ainsi que des interlocuteurs extérieurs
Accueil physique et téléphonique
Information et Orientation
Activités techniques
Bureautique (rapports, courriers, documents divers)
Gestion des dossiers (recherche d'éléments administratifs, participation à l'organisation du dossier, classement et archivage)
Documentation : recherche, mise à jour, classement et archivage. Photocopies et envoi de documents divers par fax, mail
Activités "sociales" en lien avec l'assistante sociale
Participation à la prise en charge des malades au travers de démarches et de liaisons internes/externes (services administratifs, services médicaux, établissements extérieurs)
Activités spécifiques
Fonctions de développement de service (création de dossiers sociaux, procédures) Maintenance/logistique : gestion du vestiaire, commande de fournitures
Gestion des demandes d'interprétariats (mails, téléphone)
Responsabilité encadrement :
La secrétaire engage sa responsabilité professionnelle dans les actions menées, sous la responsabilité directe des assistantes sociales auprès des patients Elle doit en référer au cadre socio-éducatif chaque fois que cela s'avère nécessaire pour conseil technique ou validation hiérarchique.
Elle est tenue au secret professionnel strict.
Description des activités et des tâches
Courrier
Utiliser les différents outils (Internet et Intranet messagerie électronique)
Gestion des dossiers
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Respecter les procédures définies
Faciliter l'accès permanent aux dossiers.
Documents administratifs
Utiliser les logiciels appropriés (traitement de textes tableurs Internet Dx Care GAM (Gestion Administrative du Patient) Via Trajectoire)
Utiliser photocopieur et imprimante
Renseigner des imprimés
Statistiques
Utiliser l'outil informatique (Dx Care et Excel)
Synthétiser, mettre en forme et présenter des données
Information
Faciliter l'accès à l'information, vers des destinataires identifiés au préalable
Suivre le circuit de l'information
Utiliser les outils de traitement de l'information (téléphone mail - notes de services)
Respecter les procédures
Accueil physique et téléphonique
Savoir se présenter
Être à l'écoute et s'assurer de la bonne compréhension
Savoir terminer un entretien téléphonique
Identifier les priorités
Réagir de façon pertinente aux situations difficiles
Transmettre les informations

Profil recherché :

Exigences physiques :
Aucune, mais être capable de gérer le stress inhérent à un service au contact du public avec un accueil téléphonique et physique important.
Caractéristiques des tâches - environnement :
Etre capable de gérer simultanément plusieurs tâches, respecter les délais, identifier les priorités et les urgences.
Travail essentiellement sur ordinateur (position assise)
Outils et moyens mis à disposition du poste :
Un bureau attribué au secrétariat
Outil informatique Photocopieur.
Éléments d'une procédure d'intégration
Informations à donner au candidat
Présence sur place d'assistantes sociales attachées au Service Social auprès des patients Présence de collègues secrétaires sur d'autres sites
Grade Ciblé : Adjoint Administratif
Date de limite de dépôt de candidatures : 14 novembre 2025
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Hôpitaux de Brabois
rue du Morvan
54511 Vandoeuvre-les-Nancy

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