Adjoint administratif - Secrétariat de la Direction de la Recherche clinique - GHEF

Adjoint administratif - Secrétariat de la Direction de la Recherche clinique - GHEF

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Grade : adjoint administratif ou Assistant Médico-administrative

Mission générale :
Gérer le secrétariat du service de Recherche Clinique

Activités permanentes :
Gestion administrative des dossiers de recherche clinique, des conventions et avenants:
o Réception et vérification des documents administratifs/règlementaires en lien avec les études,
o Revue des conventions des promoteurs/CRO en vue de leur signature dans les meilleurs délais,
o Suivi financier des conventions, facturation des coûts/surcoûts des recherches,
o Archivage des dossiers administratifs de recherche clinique,
Gestion administrative des conventions d'accès compassionnels/accès précoce de médicaments
Participation aux groupes de travail ; communication et indicateurs
Préparer, en lien avec le chef de projet et les ARC, les dossiers pour soumission au CPP
Contribuer à la préparation des dossiers d'appels à projet de recherche

Assurer la réception, l'enregistrement et la distribution du courrier
Assurer l'accueil téléphonique et physique
Mettre en forme et enregistrer les courriers sur réseau informatique
Organiser les réunions du Bureau de la Fédération de Recherche Clinique
Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunions
Rédaction de diaporamas pour présentation de l'activité du service
Assurer la diffusion des informations en interne et en externe
Gérer les plannings de l'équipe dans l'outil Agirh planning
Gérer les commandes de fournitures de bureau dans MAGH2DDS
Assurer le classement et l'archivage des documents du secrétariat
Rédaction et mise à jour des données du tableau de bord administratif des recherches cliniques sur les trois sites du GHEF
Rédaction et suivi du tableau de bord statistiques des études du GHEF,
Mise à jour du logiciel d'études cliniques « INNOGEC »
Préparation des indicateurs de suivi d'activité pour la recherche clinique, 1 fois par trimestre et au moment du rapport annuel d'activité
Suivi budgétaire du service (dépenses de personnel, investissements biomédicaux, matériels, publications, abonnements), recettes (facturations des coûts/surcoûts, crédits MERRI, conventions uniques, conventions des accès compassionnels, dons divers, )
Rédaction des procédures en lien avec son domaine d'activité

Activités ponctuelles :
Participation au remplissage/envoi des enquêtes d'activité annuelles (INCA, GIRCI), enquête enseignements
MERRI/SIGAPS : mise à jour de l'annuaire des chercheurs, suivi des relances en vue des validations de publications, gestion des doublons, export des données SIGAPS
MERRI/SIGREC : revue des inclusions réalisées en interne et avec les promoteurs, export des données SIGREC
Référent bureautique en cas de dysfonctionnements sur le copieur du service
Référent des demandes d'intervention dans DIMO MAINT

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
CONNAISSANCES / DIPLÔMES
organisation et fonctionnement interne de l'établissement
bonne connaissance de la recherche clinique (loi Jardé, réglementation européenne, CNIL, comités d'éthique)
Bac de secrétariat

SAVOIR-FAIRE
maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Power Point), messagerie Outlook et teams
missions et tâches de secrétariat
sens de la méthode et de l'organisation

SAVOIR-ETRE
bon relationnel en interne et en externe
faire preuve de disponibilité et de discrétion
rigueur dans l'exécution des tâches
autonomie et réactivité, sens de l'urgence
faire preuve de curiosité
savoir prioriser les informations
organiser et classer les données
capacité à travailler en équipe

Grand Hôpital de l'Est Francilien
6-8, rue Saint-Fiacre BP 218
77104 MEAUX

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