Secrétaire pour l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (Vierzon)

Secrétaire pour l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (Vierzon)

CDD

Le Centre Hospitalier de Vierzon, membre du Groupement Hospitalier de Territoire du Cher (18) est situé à 1 heure de Tours et d'Orléans, 30 min de Bourges et 2h de Paris, et a une capacité de 490 lits. Facilité d'accès grâce à un réseau ferroviaire bien desservi et aux plusieurs autoroutes passant par Vierzon.

Le CH de Vierzon dispose de :
- 5 pôles de soins répartis sur deux sites :
O Pôle Médecine, de 60 lits et places
O Pôle CAFE (Chirurgie, Anesthésie, Femme, Enfant) de 62 lits et places
O Pôle Urgences, dont 4 lits d'UHTCD
O Pôle Médicotechnique
O Pôle SSR-EHPAD-USLD de 348 lits et places + un plateau technique de rééducation
- Une pharmacie à usage intérieur
- Un IFSI/IFAS Institut de Formation en Soins Infirmiers/d'Aide-Soignant

Le CHV recherche une Secrétaire à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.

MISSIONS GENERALES

- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

MISSIONS SPECIFIQUES

- Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants ) les lundis, mercredis et vendredis
- Tri et répartition du courrier entrant
- Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis
- Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS :
- Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation
- Enregistrement des dossiers d'inscription
- Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)
- Saisie des notes
- Envoi des courriers de réponse
- Gestion des listes
- Gestion administrative des dossiers
- Préparation des dossiers
- Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d'aptitude, documents de stage...)
- Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS
- Vérification de l'attestation CVEC
- Enregistrement des chèques d'inscription à l'université
- Suivi de l'enregistrement des chèques par la régie
- Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)
- Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents
- Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation
- Gestion des stages
- Actualisation de l'alternance cours-stages
- Envoi des demandes de stages
- Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS
- Edition des conventions et courriers
- Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires)
- Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d'affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage)
- Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents
- Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent
- Rédaction des courriers de sorties de stages
- Edition mensuelle des frais de déplacement
- Edition mensuelle des indemnités
- Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS
- Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS
- Contrôle de la complétude des dossiers
- Enregistrement des notes sur la base de données
- Envoi des dossiers.

- Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAM

SAVOIR-FAIRE REQUIS

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

SAVOIR-ETRE REQUIS

-Capacités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Initiative dans le respect des limites de son champ de compétences
- Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Utilisation d'un langage et d'un vocabulaire professionnel
- Souci de perfectionnement
- Etre capable de rechercher les informations dans les documents mis à disposition

FORMATIONS REQUISES
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Institut de formation en Soins Infirmiers - Institut de formation d'Aide-Soignant IFSI/IFAS + Antenne IFAS Aubigny-sur-Nère, avenue Eugène Casella 18700 AUBIGNY-SUR-NERE
Place du Tacot 18106 VIERZON Place du Tacot
18106 VIERZON

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