ASSISTANTE DE DIRECTION - F/H - REMPLACEMENT

ASSISTANTE DE DIRECTION - F/H - REMPLACEMENT

CDD

Établissement public de santé, le Centre Hospitalier de Béziers est l'établissement de référence en tant qu'établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire Ouest-Hérault (*). Cinquième établissement de la région Occitanie par la taille et l'activité, il assure des missions de soins, d'enseignement et de formation des futurs médecins et personnels soignants.
24h/24, 365 jours par an, près de 3000 professionnels de l'établissement s'engagent pour assurer la continuité des soins, pour garantir l'égalité d'accès de tous à la santé et fournir une offre de soins complète répartie sur trois sites. Outre ses missions de soins, le centre de formation intégré au CHB assure enseignement et formation continue aux personnels.
Sur le territoire, le CHB réalise 48% des séjours d'hospitalisation complète et 64% des séjours les plus lourds (sévérité 3 et 4).


Poste à temps plein en 7h42 avec amplitude horaire variable : entre 8h30 et 17h45 Remplacement CDD 6 mois

Fonction : assiste le Directeur Général dans ses missions au quotidien et assure l'accueil physique et téléphonique ; gère le traitement et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers.

Position dans la structure :
liaisons hiérarchiques
- Agent placé sous l'autorité du Directeur Général
liaisons fonctionnelles
- Les autres secrétariats de direction
- Les directions fonctionnelles
- Les pôles cliniques et les services de soins
- Les acteurs institutionnels

Composition de l'équipe :
Le Directeur Général
Cheffe de Projet
Pool de secrétariat DG : 2 assistantes de direction DG, 1 assistante de direction de la DDS et 1 assistante de direction DJRP

Missions générales :
- Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation le cas échéant.
- Traitement des courriers et mails : enregistrement, tri, transmission et suivi.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et messages : filtrage des appels, renseignement et orientation.
- Assurer l'interface entre la Direction Générale, ses collaborateurs, les directions fonctionnelles et les différents interlocuteurs internes et externes.
- Frappe, mise en forme, reproduction et archivage de documents
- Gestion dynamiques et proactive des agendas : prise de rendez-vous, tenue des agendas du Directeur Général et des collaborateurs le cas échéant.
- Organisation des déplacements professionnels du Directeur Général : ordre de mission, état de frais, organisation logistique et préparation des dossiers.
- Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers, organisation logistique (visioconférence ou audioconférence).
- Mise à jour des listes de diffusion de la Direction : publipostages, liste Outlook, etc.
- Gestion des fournitures : commande, suivi stock, réception, distribution.

Instances / réunions / groupes de travail spécifiques à la Direction Générale :
- Gestion du calendrier annuel.
- convocations des membres et invités.
- préparation de la réunion.
- copie et diffusion des documents.
- rédaction et diffusion des comptes rendus

Gestionnaire fonds de dotation :
-Traitement des factures
-Mise en forme des fiches projets
-Gestion des projets
-Saisie comptable (suivi analytique + suivi projets)
-Gestion instances fonds de dotation
-Gestion mails mécénat
-Gestion réception des dons

Mission ponctuelle :
Polyvalence au sein du pool secrétariat de la Direction générale, notamment pendant les congés annuels et autres absences.

Connaissances particulières requises / prévues :
- Organisation des établissements de santé.
- Connaissance des services de l'établissement.

Qualités professionnelles requises / prévues :
Savoir-faire :
- Capacité à hiérarchiser les informations et restituer de manière pertinente les informations utiles
- Evaluer et hiérarchiser des besoins
- Capacité à gérer les situations complexes
- Rédiger et mettre en forme divers documents
- Communiquer correctement à l'écrit comme à l'oral
- Maitriser la bureautique et les logiciels (Pack office + outils de visioconférence)
- Hiérarchiser les informations, être capable d'anticiper.

Savoir-être :
- Disponibilité
- Secret professionnel, discrétion et droit de réserve
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation.
- Faire preuve de rigueur, méthodologie et de fiabilité
- Réactivité dans la gestion urgente des dossiers
- Aisance relationnelle.
- Faire preuve de diplomatie
- Priorisation et actualisation des dossiers confiés

Centre hospitalier
2, rue Valentin Haûy BP 740
34525 Béziers

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