044 - Secrétaire - Gestionnaire Achats H/F

044 - Secrétaire - Gestionnaire Achats H/F

CDD

Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.
L'Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d'Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l'EPSAN est en direction commune avec l'hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.

L'établissement dispose de deux sites d'hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d'une USLD de 72 lits et d'un IFSI/IFAS.
L'EPSAN c'est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale. 

Le Pôle Logistique, Achats et Travaux (PLAT) est un pôle support qui comprend : le secrétariat du PLAT, le Bureau des marchés, les Achats, le Patrimoine, les Magasins (central et technique), la Restauration des patients et des personnels, les Transports de marchandises, un pool de véhicules, un atelier mécanique, un service de reprographie, un service travaux qui gère tant la construction de bâtiments neufs que l'entretien des bâtiments, des ateliers qui effectuent des travaux, la maintenance biomédicale et toutes les maintenances autres.

Le secrétariat fait partie du service Achats et Patrimoine. Il gère les communications téléphoniques, la boite aux lettres générique du PLAT (avec 3 autres personnes), gère les demandes de prestations hôtelières, l'agenda du directeur adjoint en charge du PLAT, l'organisation de réunions, assure le suivi des demandes de salle.
A ce volet secrétariat s'ajoute un volet gestionnaire de commandes et de facturation.

Missions générales
Sous la responsabilité de la Responsable Achats et Patrimoine :
L'agent du secrétariat est chargé de renseigner et orienter les interlocuteurs que ce soit au téléphone ou physiquement. Pour répondre aux appels téléphoniques ou aux questions de ses interlocuteurs, ce professionnel se tient au courant de l'actualité de l'établissement et en connait l'organigramme.

Sur le volet gestionnaire achats l'agent établit des commandes selon les marchés passés par le Bureau des marchés, les réceptionne, les liquide et les classe.
Dans des domaines aussi variés que : les prestations de services, l'eau et l'assainissement, les honoraires d'avocats, l'affranchissement, diverses taxes, des factures informatiques et le suivi des maintenances.

Caractéristiques particulières du poste
Les caractéristiques particulières et contraintes du poste sont les suivantes :

Utiliser le pack OFFICE, MAGH2
Faire les fins de mois du logiciel ATIG pour les repas des agents
Tenir une régie de vente de tickets repas.

Responsable Fonctionnel
La Responsable Achats et Patrimoine est en charge du service des Achats et Patrimoine et du secrétariat, tant hiérarchiquement que fonctionnellement.

 Compétences attendues ou souhaitées



Le candidat devra avoir la capacité de travailler en autonomie et en équipe avec les agents du PLAT, les différents Pôles de l'EPSAN.

Il devra être rigoureux, organisé, méthodique et précis dans la tenue des dossiers.
Il devra posséder la capacité de rendre compte de manière régulière et structurée.

Compétences requises :    

Excellente communication orale et écrite
Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps
Compétences relationnelles
Capacité à exercer ses missions en autonomie
Organisation
Bonne gestion du temps et du stress
Respect des délais

Spécialités ou connaissances complémentaires :


BAC ou équivalent

Qualités professionnelles :


Esprit d'analyse
Réactivité
Disponibilité
Gestion du stress

Poste ouvert à la mutation ou prise de poste en CDD pouvant déboucher sur un CDI ou au passage de concours pour entrer dans la fonction publique.

CHS EPSAN BRUMATH - Etablissement Public de Santé Alsace Nord
141 avenue de Strasbourg B.P 83
67173 BRUMATH

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