Gestionnaire Administratif à l'Institut de Formation de Soins Infirmiers (H/F)

Gestionnaire Administratif à l'Institut de Formation de Soins Infirmiers (H/F)

Mutation; Détachement; CDI

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose de 1007 lits et plus de 3168 agents répartis sur plusieurs sites. L'établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d'obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu'une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier).
Ses services sont répartis en pôles.
Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

LE POSTE :
Poste de gestionnaire administratif (H/F) au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) à pourvoir à 100% dès que possible
Les Instituts de formation paramédicales du Centre Hospitalier de Saint-Nazaire assurent l'élaboration, l'organisation et la gestion des trois années de formation pour les étudiants(es) en soins infirmiers (IFSI)et de l'année de formation pour les aides-soignants (es) (IFAS) en vue de la présentation aux diplômes (Diplôme d'Etat Infirmier et Diplôme d'Etat Aide-soignant).
Quotas de formation:
-90 étudiants infirmiers par année
-130 élèves aides-soignants
Activités principales:
-Accueillir, orienter et renseigner le public de façon spécifique (étudiants, intervenants...), sur place ou par téléphone
-Gérer les sélections à l'entrée à l'IFSI
-Gérer les dossiers administratifs et financiers, de l'inscription à la sélection jusqu'à la diplomation des étudiants
-Gérer de façon mensuelle la rémunération des formateurs occasionnels et des jurys
-Gérer les saisies et suivis des parcours des apprenants, des enquêtes sur les plateformes Régionales, OPCO, CARIFOREF, SOFI, Pôle Emploi, ASP, DIREECT et DREETS...
-Gérer sur un plan administratif les liens avec l'Université
-Participer aux actions promotionnelles des Instituts (salons, portes ouvertes, interventions en lycées, vidéos...)
-Participer aux groupes de travail interne (Communication, Qualité, QVES...)
-Acquérir la connaissance de la réglementation sur la formation infirmière, les sélections, les prises en charge financières, la sécurité sociale étudiante etc...
-Contribuer à la veille et à la gestion documentaire
-Archiver et détruire les documents selon les normes
-Surveiller de façon occasionnelle les séances de validation d'épreuves (de sélection et/ou d'examens semestriels)
-Être en support réciproque avec son/sa collègue secrétaire-gestionnaire de Licence 1
Particularités du poste:
-Temps de travail : 100% du temps de travail
-Temps hebdomadaire : 37 heures 30 minutes.
-Horaires actuels: 9h00 / 17h15
-Organisation du travail : du lundi au vendredi, possibilité de télétravail
-Les congés sont à planifier sur les périodes de vacances scolaires des étudiants et des élèves
-Pics d'activité à différentes périodes : sélection, concours, rentrée, diplomation
Relations professionnelles:
Hiérarchique:
L'agent est placé sous l'autorité directe du Directeur en charge de la direction des Instituts de formations paramédicales pour les missions qui lui sont confiées et sous l'autorité fonctionnelle du Directeur Financier adjoint du Centre hospitalier de Saint-Nazaire
Fonctionnelle:
-Toute l'équipe pédagogique, administrative, logistique de l'IFP
-L'Association des Etudiants et élèves (ANESIAS)
Liaisons externes:
-Toutes relations des usagers par téléphone
-L'établissement support (CH de Saint-Nazaire) par téléphone et/ou en présentiel
-Les tutelles (ARS Région Pays de la Loire)
-Les intervenants des formations
-Les professionnels médicaux et/ou paramédicaux
-Le public non professionnel extérieur aux Instituts
-Les autres structures ou partenaires (associations diverses en matière sanitaire et sociale, mission locale, lycées, collèges, Pôle Emploi, Armées etc.)

PROFIL RECHERCHÉ :
Exigences du poste:
-Titulaire d'un baccalauréat + 2 ans, type assistant de direction assistant en Gestion
-Gérer simultanément plusieurs activités
-Travailler en binôme/et équipe de 5 agents administratifs
-Respecter des échéances, de la confidentialité et du secret professionnel
-Avoir des capacités d'initiatives dans le cadre de son champ de responsabilités
-S'approprier l'utilisation des logiciels spécifiques (PARCOURSUP, LOGIFSI, plateformes de déclarations des activités administratives)
-Connaitre le fonctionnement et l'organisation de l'établissement de rattachement et des tutelles : DIREECT, DREETS et Conseil Régional
Qualités requises:
-Être dans une attitude éthique, respectueuse des besoins des apprenants et acteurs des Instituts
-Être autonome, avoir le sens des responsabilités et du travail en équipe
-S'inscrire dans la dynamique de réflexion Qualité et Amélioration continue (avoir un il critique sur les pratiques professionnelles)
-Avoir le souci de rendre compte
-Être ordonné, rigoureux et méthodique
-Polyvalence dans les activités de secrétariat
Compétences requises ou souhaitées:
-Compétences en techniques de secrétariat, d'accueil téléphonique et d'accueil physique
-Compétences relationnelles
-Compétences rédactionnelles et prise de comptes rendus
-Compétences dans l'utilisation des logiciels du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)

Centre hospitalier général de Saint-Nazaire
11 Boulevard Georges Charpak BP 414
44606 Saint-Nazaire

Voir la fiche de l’établissement