Détails de l’offre
Poste proposé
Secrétaire pédagogique
Contrat
CDD
Descriptif
ACTIVITES- Accueil des étudiants et des personnes extérieures
- Gestion du courrier
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations
- Suivi des absences des étudiants en cours et en stage
- Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
- Participation à l'organisation des épreuves de sélection d'entrée IFSI
- Gestion des documents administratifs d'entrée en formation
- Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d'enseignement
- Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l'équipe
- Etablissement des conventions de stage et feuilles de mises en stage
- Paiement des indemnités de stage et de transport
- Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles
- Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
-Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP campus).
-Filtrer les appels et les demandes
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
-Rédaction de compte rendu de réunion
-Organiser et prioriser les activités de secrétariat
-Définir un plan de classement et d'archivage
-Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
-S'inscrire dans une démarche qualité
CONNAISSANCES ASSOCIEES
-Organisation et fonctionnement interne de l'institut
-Bureautique
-Accueil téléphonique
-Communication /relations interpersonnelles
-Classement et archivage
-Connaissance du référentiel de formation infirmier
-Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants
PRE-REQUIS
-Formation secrétariat et gestion administrative
-Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
-Bonne expression écrite et orale
-Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
QUALITES REQUISES
-Capacités relationnelles et sens de l'accueil, disponibilité, souplesse
-Discrétion, loyauté, dynamisme
-Autonomie dans le travail
-Rigueur et méthode
-Esprit d'initiatives, sens de l'organisation, anticipation
-Sens du travail en équipe
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
-Travail sur écran
-Interruptions fréquentes
-Charge mentale - Stress
POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS
Personne à contacter
Etablissement
Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP)
3, avenue Victoria
75184 Paris