Adjoint administratif accueil et gestion des dossiers résidents

Adjoint administratif accueil et gestion des dossiers résidents

CDD

L'agent d'accueil et de gestion des résidents est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des résidents et des agents. En cela il porte toute la chaleur et l'attention qui doit se dégager de l'établissement vis-à-vis des usagers quels qu'ils soient. Son positionnement bienveillant, patient et à l'écoute doit leur permettre de se sentir accueillis et d'apaiser les tensions le cas échéant. La même attention doit être portée à la qualité de l'accueil physique et la qualité de l'accueil téléphonique.
Missions principales :
Accueil
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels et traitement des messages ou transfert des appels vers le bon service ou interlocuteur.
- Orientation avec précision des différents usagers et prestataires externes à l'EHPAD
- Gestion de la messagerie électronique commune
- De manière générale, assurance de la circulation de l'information

Administratif
- Gestion des courriers : tri, enregistrement et distribution du courrier « départ et arrivée »
- Affranchissement du courrier départ
- Édition, affichage et diffusion des menus et des activités
- Édition et diffusion de courriers, convocations et notes d'information
- Gestion des réservations de repas des agents et des repas des familles lors des différentes animations / repas à thème / repas de famille etc.

Gestion des dossiers résidents
- Gestion de la pré-admission
Gestion des demandes d'admission sur la plateforme VIA TRAJECTOIRE pour le séjour permanent et à l'accueil pour l'accueil de jour.
Gestion de l'admission avec l'IDEC

- Gestion du séjour des résidents :
Rangement et classement des dossiers d'admission
Vérification, suivi et mise à jour des dossiers et des données des résidents
Assurance de la circulation de l'information concernant la gestion des résidents
Traitement de l'aide sociale différentielle, demande APL, Sécurité sociale, mutuelle, retraite, changement d'adresse si besoin
Remplissage de l'état des présences et des mouvements sur la plateforme RESID-EMSMS
Gestion des enveloppes pour les consultations
Gestion des mandats de prélèvement des résidents

- Gestion de la sortie :
Information à tous les organismes sociaux : SS, mutuelle
Gestion si décès.
Gestion hors décès : courrier APL, APA, suivi des démarches des familles, tuteurs ou autres
Gestion si hospitalisation
Gestion si sortie vers un autre établissement ou pour tout autre raison qui amène le résident à quitter l'EHPAD.

Gestion de la facturation des résidents.

Liste de missions non exhaustive, susceptible de changer en fonction des besoins de l'établissement, du poste et du service.

CDD 6 mois
Horaire fixe 8h30-17h (1h pause) ; 37h30/semaine ; CA et RTT

Maison de retraite Résidence Saint Jacques
9 Chemin du Colomer BP 33
66130 Ille-sur-Tet

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