Secrétaire du service Pharmacie

Secrétaire du service Pharmacie

CDD; Mutation

Identification du poste
Pôle Médico-Pharmaceutique
Service d'affectation : Pharmacie
N° de l'UF : 0240
Quotité : 50 %
Métier : Secrétaire, Adjoint administratif
Informations RH
Horaires : Du lundi au vendredi : 8 H 17 H à 50%
Jours et horaires à déterminer avec le candidat
Conditions d'exercice : CDD, Mutation
Niveau de formation attendu : Baccalauréat

Description du contexte / Environnement du poste
Présentation de l'EPSM
Implanté sur un vaste terrain arboré situé à la périphérie d'Amiens, l'Établissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Somme est le seul établissement spécialisé en psychiatrie du département. Il est chargé de la prise en charge des maladies mentales sur les secteurs qui lui sont rattachés. A ce titre, il met à disposition de la population des services et des équipements de prévention, de diagnostic et de soins. Ces services exercent leurs activités non seulement à l'intérieur de l'Etablissement, mais aussi en dehors de celui-ci.
L'EPSM de la Somme est membre du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Somme Littoral Sud, et assure le pilotage de 2 de ses filières (Addictologie et Psychiatrie, santé mentale et infanto-juvénile).
Doté d'un projet médical, l'EPSM de la Somme est organisé en 5 pôles d'activités multidisciplinaires placés sous la responsabilité d'un Chef de Pôle, d'un Cadre Supérieur de pôle, accompagnés d'un directeur référent de pôle et appuyés par une équipe pluri-professionnelle : le pôle de psychiatrie générale, le pôle filières et réhabilitation, le pôle de pédopsychiatrie, le pôle médico-pharmaceutique et le pôle médico-social, qui comprend une Maison d'Accueil Spécialisée (MAS). L'établissement gère également un Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS).
L'établissement spécialisé en psychiatrie dispose de diverses modalités de prise en charge et d'intervention : des Urgences Hospitalières Psychiatriques (UHP), des unités d'hospitalisations complètes, des hôpitaux de jours, des centres de consultation (CMP- Centre médico-psychologique) et d'autres modalités de prise en charge en ambulatoires telles que les CATTP (Centre d'accueil thérapeutique à temps partiel).
L'EPSM en quelques chiffres :
71,15 M de budget (dont la MAS et l'IFMS)
911 professionnels non médicaux et 57 professionnels médicaux (dont la MAS et l'IFMS)
10591 de file active globale
213 places d'hospitalisation complète
118 places d'hospitalisation de jour
40 places de MAS
Présentation du service d'affectation du poste :
La pharmacie à usage intérieur (PUI) a pour mission :
L'approvisionnement en médicaments et dispositifs médicaux stériles (DMS)
La dispensation des médicaments et des DMS aux patients hospitalisés
La stérilisation des dispositifs médicaux réutilisables
L'activité de Pharmacotechnie : préparations magistrales et hospitalières, préparation de doses unitaires
Les différentes activités de pharmacie clinique
Favoriser le bon usage et sécuriser la prise en charge médicamenteuse
La gestion des risques sanitaires : erreur médicamenteuse, défaut qualité médicaments, pharmacovigilance, matériovigilance, réactovigilance.

Missions générales
Définition du poste : L'ensemble des missions doivent se réaliser conformément à la réglementation, à la Politique Qualité définie par le Pharmacien chef de service et à l'ensemble des procédures approuvées par celui-ci.
Le ou la secrétaire du Service de Pharmacie participe au bon fonctionnement du Service. Il assiste particulièrement le pharmacien chef de Service, mais également les autres pharmaciens. L'agent participe à l'ensemble des tâches de secrétariat du Service.
Des missions et responsabilités spécifiques à l'environnement pharmaceutique sont attribuées à l'agent (veille sanitaire par exemple). De plus, l'agent doit être en mesure d'assurer quelques tâches basiques des fonctions approvisionnement et comptabilité, afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence du personnel auquel ces tâches sont habituellement dévolues.
Activités principales:
o Gestion des appels téléphoniques des pharmaciens.
o Saisie et réalisation des documents et courriers du service.
o Saisie et réalisation de rapports et de documents de synthèse.
o Réception des courriers, des mails et des fax.
o Enregistrement des courriers « d'arrivée » et de « départ ».
o Suivi et enregistrement des alertes sanitaires descendantes de l'ANSM.
o Communication des informations émanant des autorités de tutelle, fournisseurs, des pharmaciens ou des unités fonctionnelles de l'établissement.
o Gestion du planning des Pharmaciens et du personnel de la PUI.
o Edition des différents plannings et imprimés nécessaires au suivi des activités de la PUI (ex : planning de distribution des armoires mobiles de dispositifs médicaux, étiquettes de surconditionnement des dispositifs médicaux).
o Démarches auprès des services administratifs.
o Aide à la réalisation du bilan d'activité.
o Classement des documents et archivages.
o Gestion de la documentation scientifique.
o Commandes des consommables de bureautique.
o Sortie de stock sur le logiciel GEF de tous produits pharmaceutiques.
o Aide à la réalisation du livret thérapeutique pour la partie gestion.
o Participation à l'assurance qualité du service.
En l'absence de la comptable, la secrétaire devra remplir les tâches suivantes :
Passation et réception des commandes de produits pharmaceutiques sur informatique
Edition des factures, liquidation et rattachement des pièces à la liquidation.
Suivi des consommations (comptabilité analytique uniquement), classement des états informatiques et des factures
Création des produits pharmaceutique sur le logiciel GEF
Ouverture des marchés sur GEF
Réalisation et suivi des demandes de hors marché transmises au GHT.
Gestion et contrôle de l'interfaçage entre les progiciels Sillage et Gef maincare en collaboration avec le service informatique

Compétences attendues ou souhaitées
Savoir-Faire :
Compétences
- Utilisation des logiciels bureautiques Pratique Courante
- Utilisation d'Internet Pratique Courante
- Prise de notes, PV ou courriers Pratique Courante
- Accueil téléphonique et physique Pratique Courante
- Utilisation du logiciel GEF Appréciée
Savoir- Etre :
Rigueur, organisation, priorisation
Savoir travailler en équipe
Polyvalence, adaptabilité, disponibilité
Respect de la hiérarchie et de ses collègues
Respect des consignes
Respect du secret professionnel

Connaissances requises
Description Niveau de connaissance
- Orthographe et grammaire Connaissances opérationnelles
- Word, Excel, Powerpoint Connaissances opérationnelles
- Logiciels propres à l'institution Connaissances de base appréciées

Liens hiérarchiques et fonctionnels
Rattachement hiérarchique :
Directeur d'établissement
Pharmacien Chef de service
Pharmaciens adjoints
Rattachement fonctionnel :
Pharmacien Chef de service
Pharmaciens adjoints
Interne en Pharmacie

Informations complémentaires
Formations spécifiques souhaitées/ à envisager :
Formations selon le plan de formation continue de l'établissement

Etablissement public de santé mentale (EPSM) de la Somme
670 route de Paris CS 74410
80480 DURY

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