Assistant de Direction de l'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

Assistant de Direction de l'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

CDD

Descriptif du poste :

CDD de 6 mois renouvelable
Secteur d'activité :
L'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l'Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d'accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l'intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l'IIAS est doté d'un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé,
IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne CHU : Centre Hospitalier Universitaire DIM : Département d'Information Médicale DSN : Direction des Systèmes Numériques
Missions
Gestion de l'agenda et des plannings Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant. Participer à la gestion de l'agenda de l'équipe de l'IIAS. Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.
Gestion des dossiers et de la documentation Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.) Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Rédiger des documents liés aux activités réalisées.
Organisation d'événements et de réunions Participation à la préparation et l'organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.).
Coordination et communication Coordonner les différents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.). Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.
Gestion administrative et financière Participer à la gestion administrative de l'équipe de l'IIAS. Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Participer à la gestion administrative des locaux.
Rédaction et veille Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles). Assurer une veille sur les appels d'offres et AAP.
Relations professionnelles fréquentes:
Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé et ses différents interlocuteurs Direction CHU de Reims Présidence, cabinet et directions Université de Reims Champagne Ardenne Membres commissions IIAS (Médecins, Universitaires, Administratifs) Investigateurs de recherche (Médecins, Chercheurs, Startup, )

Profil recherché :

Niveau de compétences et capacités requises
Niveau d'étude :
Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport à l'action managériale, BUT Gestion Administrative...)
Expérience professionnelle : débutants acceptés
Niveau de compétences :
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l'organisation d'événements
Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissance d'un ERP (type SAP)
Bon niveau d'anglais
Qualités requises :
Dynamisme et réactivité
Esprit d'initiative et autonomie
Discrétion
Organisation (capacité à prioriser)
Rigueur
Polyvalence
Disponibilité
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Esprit d'équipe
Capacité d'adaptation
Caractéristiques du poste
Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d'aptitude médicale et d'un casier judiciaire vierge)
Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
Temps de travail : 100 %

Bâtiment B Maison Blanche
45 Rue Cognacq Jay
51092 Reims

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