COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DU DEVELOPPEMENT DES MOYENS TECHNIQUES

COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DU DEVELOPPEMENT DES MOYENS TECHNIQUES

CDD

COORDINATRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX
ET DU DEVELOPPEMENT DES MOYENS TECHNIQUES

D.G.R.Q.U.C.

Poste à 100%
C.D.D. évolutif vers C.D.I.
Diplôme requis : Bac + 2 à bac +5 en gestion, administration, management ou
Santé
Une expérience significative en management d'équipe est fortement souhaitée.
Permis B en cours de validité
Vaccinations obligatoires à jour


Toute candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation et d'un
curriculum vitae + vous munir le jour de l'entretien d'une copie de vos diplômes


1. Définition du poste :
Encadrement des secrétariats médicaux

2. Missions principales
1. Horaires : base de 39 h semaine
Pilotage stratégique : Concevoir, préparer et accompagner les processus de transformation des secrétariats médicaux en lien avec les projets institutionnels et les évolutions technologiques.
Coordination opérationnelle : Assurer le bon fonctionnement des secrétariats médicaux, en organisant les plannings, en évaluant les besoins et en déployant les organisations adaptées.
Management d'équipe : Encadrer et animer les équipes de secrétaires médicales, en assurant leur professionnalisation, leur motivation et leur accompagnement dans les évolutions du métier. Réalisation des entretiens professionnels
Conseil et accompagnement : Être le relais « métier » auprès des directions et des différents acteurs des pôles, en conseillant sur les choix et les projets impactant les secrétariats médicaux.
Suivi de la qualité : Évaluer les organisations au regard des indicateurs qualité, expérience patients et suivre les indicateurs de performance des secrétariats

3. Compétences requises
Capacité à encadrer, animer et motiver une équipe pluridisciplinaire.
Conduite de projets, notamment dans le domaine des secrétariats médicaux.
Aptitude à la communication, à l'écoute et à la pédagogie.
Sens de la rigueur, de l'organisation et de la gestion des priorités.
Capacité à accompagner les changements et à s'adapter aux évolutions du secteur.
Autonomie et leadership : Capacité à travailler de manière autonome tout en fédérant les équipes autour des objectifs communs.
Sens du service public : Engagement envers les valeurs du service public hospitalier.
Compétences relationnelles : Aptitude à gérer des situations conflictuelles et à maintenir un climat de travail serein.
Curiosité et ouverture : Intérêt pour les nouvelles technologies et les innovations dans le domaine du secrétariat médical.
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé et des législations en vigueur.

5. Qualités professionnelles
Sens de l'observation, analyse clinique et réactivité.
Esprit d'équipe et coopération interprofessionnelle.
Adaptabilité et implication dans les projets institutionnels.
Participation aux groupes de travail institutionnels et projets innovants

6. Missions transversales

1. Pilotage et coordination de projets institutionnels

o Participation au COPIL Orbis : contribution à l'évolution et à l'optimisation du dossier patient informatisé.
o Participation au COPIL Doctolib : accompagnement des secrétariats dans le déploiement et l'usage de la plateforme de prise de rendez-vous en ligne.

2. Qualité, sécurité et conformité des données

o Implication dans la Cellule d'identito-vigilance : suivi des procédures d'identitovigilance, sensibilisation des secrétariats à la sécurisation de l'identité patient, participation aux réunions trimestrielles.
o Réalisation d'audits d'accès aux dossiers patients : contrôle du respect des droits d'accès et du bon usage du système d'information hospitalier.

3. Projets RH et organisation du travail

o Participation au groupe PPR avec la DRH : contribution à la réflexion sur la gestion ppr, compétences et parcours professionnels des secrétariats médicaux, accueil de découvertes métiers, réalisation de simulation d'entretien.

4. Transformation numérique et gestion documentaire

o Déploiement du projet Kodak : mise en place de la numérisation et de l'intégration directe des documents dans Orbis.
o Participation au groupe de travail virtual archives :
5. Mandataire accueil central
6. Participation au forum des métiers
7. Distribution des nouveaux formulaires d'arrêts de travail

Centre hospitalier
1, avenue Michel de l'Hospital BP 608
02321 Saint-Quentin

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