RESPONSABLE (H/F) ADMISSIONS FRAIS DE SEJOURS - SITES SUD GHU PARIS - DIRECTION DES ADMISSIONS ET DE LA FACTURATION

RESPONSABLE (H/F) ADMISSIONS FRAIS DE SEJOURS - SITES SUD GHU PARIS - DIRECTION DES ADMISSIONS ET DE LA FACTURATION

CDD; Détachement; Mutation

VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Instagram @ghu_paris
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
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DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Le GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences recense divers champs d'activité : psychiatrie, MCO, soins externes, maison d'accueil spécialisée, USLD, EHPAD. L'établissement est issu d'une fusion au 1er janvier 2019 de 3 établissements (CH Sainte-Anne, EPS Maison Blanche, GPS Perray Vaucluse). A noter que le service des admissions du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences ne s'occupe pas de l'état civil et du Livre de la Loi pour les patients hospitalisés sans consentement.

La particularité du GHU est d'avoir une triple activité de Psychiatrie, de MCO et une activité de SMR :

- File active de 62 000 patients en psychiatrie. 342 500 journées de temps complet dont 283 500 de temps plein.
- MCO : 17 000 séjours dont 3200 en temps complet en MCO.
- SMR : 67 séjours de SMR pour 3 200 journées

Présentation du service :

La direction des admissions et de la facturation est rattachée à la direction des finances. La direction des admissions/facturation comprend 53 agents, sous la responsabilité d'un directeur et de deux attaché(e)s : un pour les sites sud (objet de la présente fiche de poste) et un pour les sites nord.

La direction de la facturation gère les services de facturation répartis sur plusieurs sites géographiques parisiens : site Sainte-Anne, les sites « anciennement Maison Blanche »), deux sites hors Paris côté médico-social (Neuilly sur Marne et Epinay-sur-Orge) et les sept régies du GHU, rattachées aux sites d'hospitalisation.

L'attaché(e) en charge des sites sud sera en charge des activités de psychiatrie des secteurs de psychiatrie rattachés au site Sainte Anne ainsi que l'activité de MCO et de SMR localisé sur le site Sainte Anne (la quasi-totalité de l'activité MCO décrite ci-dessus). Le poste est localisé sur le site Saint Anne rue Cabanis dans le 14ème arrondissement.

Ce service centralise les admissions des patients et la gestion administrative des dossiers (système GAM), ainsi que la facturation des séjours (secteurs psychiatrie, MCO et médico-social) et le recouvrement des recettes.

Il conduit de nombreux projets de modernisation dématérialisation des flux et archivage électronique (GED), déploiement des nouveaux outils de gestion (ROC, Identifiant National de Santé, CDRi, Diapason) et veille à l'amélioration continue des procédures internes. Les équipes travaillent en lien permanent avec le personnel soignant et les partenaires externes (Assurance Maladie, complémentaires santé, Trésor public) pour garantir la fiabilité et la qualité des données.

Position dans la structure :
- Liaisons hiérarchiques

L'attaché(e) est sous l'autorité du directeur-adjoint en charge des admissions et de la facturation.

Il collabore également avec le DIM, les pôles cliniques et les services administratifs (qualité, service social, ressources humaines).

L'Attaché(e) d'administration hospitalière est en charge de la facturation des secteurs de psychiatrie du sud, c'est-à-dire essentiellement des secteurs du site Sainte Anne et de l'activité de MCO.

L'attaché(e) travaillera au sein d'une équipe constituée :
- D'une autre attachée en charge de la facturation des sites nord, du médico-social et des régies
- De 4 adjoints de cadres

Tous ces postes sont pourvus

- Liaisons fonctionnelles
Liaisons internes : DIM, services de soins, services administratifs, techniques et logistiques, cadres socio- éducatifs

Liaisons externes : Trésor Public, sécurité sociale, mutuelles, autres établissements, patients et leurs proches


DESCRIPTION DU POSTE

MISSIONS GENERALES :

- Pilotage de la chaîne AFR (AdmissionFacturationRecouvrement) : coordonner l'ensemble du processus administratif des patients, de leur admission jusqu'au recouvrement financier, en passant par le contentieux, en veillant à l'exhaustivité et la conformité des informations

- Supervision opérationnelle : garantir le bon fonctionnement du service admissions/facturation (psychiatrie et MCO), en assurant la cohérence des procédures et le respect des règles de facturation (tarification, codage, sécurité sociale,).

- Coordination : faire le lien avec les autres services supports (DIM, contrôle de gestion, qualité, service social) et les pôles cliniques afin de fiabiliser les données de séjour et d'éviter les erreurs de facturation.

- Pilotage de projets transversaux : conduire les projets d'amélioration des outils et des processus (mise à jour du logiciel GAM, intégration du dispositif ROC, INS, GED, bornes d'admission, etc.), dans le cadre du plan national Simphonie.

- S'assurer des règles d'identito-vigilance : appliquer la politique de qualité d'identification des patients (identitovigilance) au sein de son secteur en s'assurant de la détection des doublons d'identités et de séjours

- Participer à la politique d'amélioration continue menée par l'établissement en mettant en uvre les outils spécifiques (tableau 5C, A3, Kaizen ...)

MISSIONS PERMANENTES :

- Encadrement et animation d'équipe : manager et coordonner le travail des équipes d'admissions et de facturation (formation, formation continue, évaluation), en favorisant le partage des bonnes pratiques.

- Planning et organisation : élaborer et suivre le calendrier mensuel/annuel des facturations et recouvrements, adapter l'organisation aux priorités (phases de clôture, campagnes d'audit).


- Contrôle qualité : veiller à la qualité et à l'exhaustivité des dossiers facturables (contrôle des éléments administratifs et médicaux, vérification des prises en charge AMO/AMC, respect des règles de codage).

- Traitement des cas complexes : analyser les situations particulières (dossiers litigieux, régularisations, recours) en lien avec le service social, le DIM et les organismes payeurs.


- Suivi d'activité : mettre en place et actualiser des tableaux de bord et indicateurs de performance (nombre de dossiers traités, délais de facturation, taux de rejets, délais de recouvrement) pour optimiser la rentabilité et l'efficacité du service.

- Clôture et contrôle : coordonner les opérations de clôture comptable et budgétaire en fin d'exercice, préparer les éléments financiers et répondre aux audits internes ou commissaires aux comptes.


- Procédures et systèmes d'information : définir, mettre à jour et diffuser les procédures internes relatives aux admissions, facturation et recouvrement, en lien avec les autres directions. Participer au paramétrage et à la maintenance fonctionnelle des outils informatiques (modules GAM, ROC, GED, etc.).

- Accompagnement : assurer le parcours d'intégration des nouveaux arrivants et organiser des sessions de formation pratiques (mode test, quizz, documentation).

MISSIONS SPECIFIQUES :
- Optimisation des outils GAM : Participer aux demandes d'évolutions fonctionneles du logiciel de gestion administrative du patient (GAM Maincare ou équivalent), en coordonnant les tests et la formation des équipes. Veiller à la fiabilité des référentiels (caisses, régimes, contrats) et à la standardisation des pratiques d'enregistrement des admissions.
- Projet ROC (Remboursement Organismes Complémentaires) : Poursuivre et coordonner la mise en place du dispositif ROC (conformément au programme SIMPHONIE) afin de dématérialiser les échanges avec les complémentaires santé, y compris en psychiatrie dans le cadre de ROC V2. Suivre le paramétrage dans le GAP et former les équipes à l'utilisation des appels ROC.

- Développer les encaissements en régie des parts patients en particulier pour le secteur MCO.

- Accueil et relation usagers : Superviser le service accueil/admissions (front office), garantir l'information des patients et proches, et veiller à la qualité du service public rendu.


PROFIL
Connaissances particulières requises/prévues

Formation Attaché d'administration hospitalière EHESP, ou niveau master spécialisé en gestion hospitalière ou économie de la santé, ou expériences en milieu hospitalier

Qualités professionnelles requises / prévues

- Sens du service public, éthique et confidentialité
- Empathie et respect des usagers, pédagogie dans l'explication des démarches
- Rigueur et fiabilité
- Esprit d'équipe
- Ouverture au changement, curiosité
- Sens de l'équité et du juste arbitrage (patients/équipes/contraintes réglementaires)
- Autonomie et proactivité
- Sens des priorités

Avantages liés au poste
- Un environnement arboré et convivial, dans un site classé, en plein cur de Paris
- Télétravail possible (1 jour par mois) lorsque l'AAH sera opérationnel
- 28 CA, 19 RTT
- Prise en charge des transports à hauteur de 75%
- Des avantages « GHU Paris » : accès à des offres familles (culture, cinéma, colonies de vacances, etc.), partenariat avec école d'ostéopathes, réductions pour l'accès au sport, self, ticket restaurant pour les jours de télétravail, CESU garde d'enfants

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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