secrétariat administratif - H/F

secrétariat administratif - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Intitulé du poste
Adjoint administratif
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Secrétaire administrative
Unité Fonctionnelle
Pôle
IFSI 0410/IFAS 0490
Ressources Humaines et Politique Sociale
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Institut de formation en soins infirmiers du Centre hospitalier de Carcassonne Avenue du Docteur Suzanne Noël CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex
Institut de formation des aides-soignants du centre hospitalier de Carcassonne Avenue du Docteur Suzanne Noël CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex
Présentation du service d'affectation
L'IFMS est situé sur le site de l'ancien centre hospitalier « Antoine Gayraud ». Il s'agit d'un établissement autorisé par le ministère de la santé et par le conseil régional préparant aux diplômes d'Etat d'infirmier et d'aides-soignants.
Ses missions sont définies d'un point de vue réglementaire :
- au niveau de sa mission de formation initiale des professionnels pour lesquels l'institut est autorisé (quota de 80 étudiants en soins infirmiers par promotion et capacité d'accueil de 47 élèves aides-soignants).
- au niveau de la formation continue des professionnels de santé relevant, en grande partie, du territoire de santé de l'ouest audois, incluant la formation d'adaptation à l'emploi.
- au niveau de la documentation et recherche d'intérêt professionnel.
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Sous la responsabilité de la directrice de l'IFMS, du cadre supérieur de santé et du cadre administratif, l'adjoint administratif contribue au fonctionnement général de l'institut de formation dans le domaine administratif et relationnel : il assure le secrétariat pédagogique de la formation en soins infirmiers / formation des aides-soignants. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut de formation, et à la gestion de la formation des promotions d'étudiants et d'élèves selon l'organisation définie.
L'adjoint administratif garantit une formation de qualité dans le respect de l'autre, dans le respect des textes règlementaires, dans le respect des ressources liées à l'environnement, dans un esprit de transparence et d'humanisme. Il concourt au développement d'une image positive de l'institut de formation.
Missions principales
è Accueil du public - réception et orientation des appels téléphoniques.
è Gestion et suivi des processus administratifs :
- Organisation et gestion de la sélection permettant l'accès à la formation conduisant au diplôme d'Etat d'Aide-Soignant ou en soins infirmiers.
- Elaboration et gestion des documents relatifs à l'admission en formation des élèves.
- Suivi administratif, financier et pédagogique des dossiers des élèves/étudiants.
- Préparation des formalités administratives pour la diplomation des élèves/étudiants en collaboration avec la Direction / coordonnateur d'année.
è Gestion pédagogique :
- Constitution et gestion des dossiers administratifs des élèves/étudiants.
- Enregistrement et gestion des élèves/étudiants sur les logiciels métiers FORMEIS, CPAGE, et les plateformes KAIROS, SOLSTISS, DEFI ASP
- Mise en forme et reprographie des évaluations théoriques.
- Suivi des absences des élèves et déclaration du présentéisme auprès des organismes financeurs (établissements de santé, OPCA, Pôle Emploi).
- Préparation, envoi et suivi des documents relatifs aux départs en stage des élèves/étudiants.
- Elaboration des déclarations d'accident de travail des élèves/étudiants.
- Préparation et envoi des documents relatifs aux différentes instances afférentes à la formation aide-soignante/en soins infirmiers.
- Prise de notes et élaboration des comptes rendus des instances.
- Préparation de la rémunération des intervenants extérieurs.
- Traitement et suivi administratif des dossiers concernant les formations continues.
Missions annexes
è Mise en forme de tous documents administratifs et pédagogiques.
è Participation aux épreuves de sélection.
è Planification des rendez-vous direction / élèves/étudiants.
è Saisie de données pour la réalisation de statistiques ou d'enquêtes.
è Elaboration de procédures et de modes opératoires relatifs à son domaine de compétence.
è Gestion des stocks des fournitures administratives et bureautiques. Rangement.
è Remplacement sur les missions d'un autre secrétaire en cas d'absence prévue ou imprévue et/ou en cas de surcharge ponctuelle de travail.
è Participation et implication dans la démarche qualité.
è Secrétariat de la direction de façon ponctuelle.
è Classement et archivage des documents / Organisation et gestion des archives.
Liaisons fonctionnelles
Cadres de santé formateurs infirmiers formateurs.
Documentaliste.
Liens hiérarchiques
Directeur de l'IFMS.
Cadre supérieur de santé.
Adjoint des cadres administratif, dans sa fonction de coordination du secrétariat.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Connaissance et utilisation des outils bureautiques : Word Excel Power Point Outlook Internet
X
Connaissance dans le champ règlementaire et législatif des principaux textes de la formation préparant au diplôme d'Etat aide-soignant.
X
Connaissance et application des directives émanant des tutelles (DREETS, Conseil Régional).
X
SAVOIR FAIRE
Qualités rédactionnelles (maîtrise de l'orthographe, vocabulaire, syntaxe).
X
Prise de notes.
X
Repérage des priorités.
X
Organisation de son travail / Méthodologie.
X
Anticipation des différentes échéances.
X
Qualité d'accueil physique et téléphonique respectueuses.
X
Adaptabilité aux logiciels métiers.
X
Volonté d'évolution des processus qualité.
X
SAVOIR-ETRE
Rigueur
X
Autonomie et esprit d'initiative
X
Capacité d'adaptation
X
Résistance à la charge de travail
X
Respect de la hiérarchie
X
Qualité relationnelle
X
Sens du travail en équipe
X
Ecoute et compréhension
X
Ponctualité/Disponibilité
X
Confidentialité et respect de l'obligation de réserve/ Discrétion professionnelle
X
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires : Niveau II (BEP, Baccalauréat Pro gestion et administration, Baccalauréat Pro Secrétariat)
Pré requis souhaités : Expérience secrétariat, gestion administrative.
Conditions d'exercice
· Rythme de travail : 8h00 - 15h40 / 9h20 -17h00 du lundi au vendredi.
· Polyvalence des activités.
· Organisation des congés / RTT : selon la législation hospitalière et les règles de gestion du Centre Hospitalier et du fonctionnement de l'IFMS.
· Environnement de travail : Un bureau collectif aménagé, équipé de fournitures et d'un poste informatique, d'une liaison intranet, une ligne téléphonique.
· Exigences relationnelles : Travail en équipe secrétariat, avec l'équipe de direction ; communication avec les intervenants extérieurs, les étudiants/élèves, les formateurs.
· Utilisation des logiciels métiers FORMEIS, CPAGE et plateformes : KAIROS, SOLSTISS, Défi ASP
· Assurer la continuité du secrétariat en cas d'absence.
· Présence obligatoire pour la sélection, la rentrée, les instances.

Profil recherché :

Pré requis obligatoires : Niveau II (BEP, Baccalauréat Pro gestion et administration, Baccalauréat Pro Secrétariat)

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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