Adjoint des Cadres Hospitaliers Responsable achat DMS - GHT Loire

Adjoint des Cadres Hospitaliers Responsable achat DMS - GHT Loire

CDD; CDI; Détachement; Mutation

1. PRESENTATION DU POLE PHARMACIE

Le pôle Pharmacie regroupe trois Pharmacies à Usage Intérieur :
Pharmacie Médicaments Stérilisation Radio pharmacie (MedSterad) sur le site de NORD
Pharmacie DMS sur le site de BELLEVUE
Pharmacie Cancérologie sur le site de NORD

Le trinôme de Pôle :
Directeur Référent de Pôle : Monsieur Julien KISZCZAK
Chef de Pôle : Docteur Xavier SIMOENS
Cadre supérieur de santé de Pôle : Madame Odile SIRJEAN


2. MISSIONS DU POLE PHARMACIE

a Missions du pôle Pharmacie

Le pôle Pharmacie gère :

Les achats de fournitures de médicaments et de dispositifs médicaux stériles :
- La gestion des Marchés Publics pour le GHT Loire
- La collaboration aux achats nationaux pour la filière médicamenteuse et la filière des dispositifs médicaux stériles

L'approvisionnement et la dispensation :
- La gestion des commandes
- La gestion des stocks


La traçabilité :
Le suivi et la traçabilité des produits de santé dont les Dispositifs Médicaux Stériles (DMS) pour l'ensemble des unités fonctionnelles du CHUSE ainsi que des établissements gérés par convention.

Le suivi comptable :
- La facturation et le suivi des litiges
- Les escomptes
- Le suivi budgétaire
- Le suivi des dépenses des UF en lien avec l'activité
- Le suivi et le contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des dispositifs médicaux stériles en sus du GHS

Les activités annexes :
- La stérilisation
- La radio pharmacie
- L'unité de reconstitution des cytotoxiques et cytostatiques

b) Budget du pôle Pharmacie

Le pôle Pharmacie gère un budget annuel de dépenses de 184 millions d'euros.


3. LIEU D'EXERCICE DU POSTE

Le poste se situe à la Pharmacie Dispositifs Médicaux Stériles (DMS),
4 rue Henri Brisson, 42055 Saint-Etienne cedex 2
Secteur administratif : Filière Achats Dispositifs Médicaux Stériles GHT Loire


4. EFFECTIFS DE LA PHARMACIE DMS

EQUIPE MEDICALE :

Pharmaciens : 7
Internes : 2

EQUIPE ADMINISTRATIVE :

Adjoints des Cadres : 2 ETP (dont 1.3 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire)
Agents administratifs : 10 ETP (dont 1 ETP affecté au secteur achats DMS du GHT Loire)

EQUIPE MEDICOTECHNIQUE :

Cadre de santé : 1 ETP

Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) : 15.5 ETP (dont 2.3 ETP affectés au secteur achats DMS du GHT Loire)
L'équipe des PPH est répartie sur 3 sites différents :
- 9.5 ETP assurent leurs missions à la Pharmacie DMS
- 4 ETP assurent leurs missions dans les Blocs Opératoires sur le site de l'Hôpital Nord
- 2 ETP assurent leurs missions sur le Plateau Technique Cardiologie / Radiologie et Endoscopie sur le site de l'Hôpital Nord
Magasiniers - Livreurs : 8 ETP

Préparateurs de commandes : 5 ETP

5. HORAIRES D'OUVERTURE DE LA PHARMACIE DMS

Le service est ouvert du :

Lundi au vendredi de 7h30 à 18h30
Samedi matin de 8h30 à 13h00
Pendant la fermeture du service (en dehors des horaires d'ouverture, dimanches et jours fériés) une astreinte est assurée par les pharmaciens.

6. HORAIRE PLANNING

a) Horaire

Horaire hebdomadaire de 39 heures au minimum.

b) Planning

Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche
Jours RTT : Décompte forfaitaire
Congés annuels : 28 jours

7. FICHE DE POSTE ADJOINT DES CADRES HOSPITALIERS SECTEUR ACHATS DU GHT LOIRE

a) Présentation

L'adjoint des cadres assure l'encadrement des équipes administratives et le contrôle et/ou l'exécution des missions du service.

L'ACH assure le fonctionnement du secteur achats en conformité avec les règles de l'établissement et en coordination avec le pharmacien responsable :
Il contribue aux projets du pôle Pharmacie
Il gère, coordonne et évalue le travail de l'équipe administrative en tenant compte des nécessités et des objectifs de la Pharmacie
Il prévoie l'organisation du travail de l'équipe administrative lors de ses absences
Il organise des réunions avec l'équipe pour des besoins d'organisation et d'information
Il rédige avec les personnes concernées les procédures et les modes opératoires de son secteur
Il assure la coordination avec les directions fonctionnelles et la Trésorerie Principale
Il représente la Pharmacie DMS dans les réunions de cadres auxquelles il est convié
Il participe à des groupes de travail

L'adjoint des cadres du secteur achats du GHT Loire est placé sous la responsabilité hiérarchique du pharmacien responsable du service pharmacie DMS.
Il couvre un secteur d'activité très large, très diversifié et technique.

Il travaille en étroite collaboration avec :
- L'équipe de la pharmacie DMS : le pharmacien coordonnateur de la filière achat DMS pour le GHT Loire, les préparateurs en pharmacie, les pharmaciens, le cadre préparateur, l'adjoint des cadres du secteur Approvisionnement et les gestionnaires
- Le service des marchés du GHT Loire, la Direction des Affaires Financières et du Contrôle de Gestion, la Direction des Achats et du Patrimoine, la Direction de l'Hôtellerie et de la Logistique, Direction des Services Numériques ainsi que la Trésorerie Principale.
- Les pharmaciens et administratifs du GHT Loire concernés

Sur 2025, le montant des marchés de la filière DMS GHT Loire sur une durée de 4 ans est de 248 millions d'euros.

b) Missions de l'adjoint des cadres hospitaliers secteur achats du GHT Loire pour les dispositifs médicaux stériles :

La fonction « Achats »
Management des équipes administratives
Gestion des congés et absences du personnel administratif de la Pharmacie DMS
Formation et information
Besoins en matériels, mobiliers ou travaux
Suppléance de l'ACH secteur Approvisionnement, gestion économique et financière

1) La fonction « ACHATS »
L'ACH a un rôle stratégique.
Il doit respecter :
Les exigences du Code de la Commande Publique
La réglementation spécifique à chaque type de procédure
Les règles en matière de comptabilité publique pour le traitement des factures
Planification des procédures achats / Communication / Transmission des informations aux acheteurs des établissements du GHT Loire et au Service des Marchés
Sécurisation juridique des achats :
Marchés : couverture toutes gammes
Suivi mensuel du hors marché CHUSE
Pilotage en lien avec les pharmaciens du secteur Achats DMS :
Interface avec les pharmaciens, les PPH à toutes les étapes des procédures achats
Gestion de la vie du marché (CA, avenant, mise en demeure)
Interface avec les différents interlocuteurs :
Service des marchés du GHT Loire
Etablissements du GHT Loire
Service biomédical : mise à disposition et maintenance équipement médical
Fournisseurs : commerciaux et responsables des marchés
En coordination avec le pharmacien coordonnateur des achats et le contrôle de gestion des Achats :
Gains sur achats :
- Consolidation et véracité des données gains sur achats à l'échelle du GHT Loire
- Mise en place, optimisation et suivi des remises sur chiffre d'affaires (Rythmologie)
Suivi de l'exécution des marchés avec focus sur la réalisation par établissement pour les lots multi attributaires (orthopédie, cardiologie)


2) La fonction « Management des équipes »
Avoir suffisamment de connaissances des postes pour répondre à toute question
Donner le bon exemple : conscience professionnelle, rigueur, être à l'écoute
Motiver et encourager ses équipes : pour la polyvalence, la solidarité au sein de l'équipe et la cohésion
Transmettre les informations
Savoir tirer profit de l'expérience pour se remettre en question


3) La fonction « Gestion du personnel »
Planification et gestion des congés et des RTT de l'équipe administrative
Suivi individuel dans CHRONOTIME


4) Formation et Information
Etablir le plan de formation de l'équipe
Organiser l'intégration, l'encadrement et la formation du personnel recruté et des stagiaires
Transmettre les informations aux pharmaciens et au cadre préparateur


5) Besoins en matériels, mobiliers ou travaux
Etablir en collaboration avec l'équipe la liste des besoins en fournitures, mtériels, mobiliers ou travaux nécessaires au bon fonctionnement de l'unité
Contrôler leur réception
Assurer la coordination des besoins : validation avec le pharmacien responsable et le cadre préparateur, transmission aux directions concernées, suivi


6) Suppléance de L'ACH secteur Approvisionnement, gestion économique et financière
Approvisionnement, gestion économique et financière
Escomptes
Suivi budgétaire
Suivi et contrôle des dispositifs médicaux implantables facturés en sus du GHS (déclaratif mensuel T2A)
Management des équipes administratives


c) Aptitudes et compétences attendues

CONNAISSANCES
Du Code de la Commande Publique
De la Comptabilité hospitalière
Du mode de financement de la Tarification à l'activité (T2A)
De la législation hospitalière et des orientations de l'Institution

SAVOIR FAIRE
Maitrise de l'outil informatique :
Pratique du logiciel Excel, logiciel de traitement de texte Word
Pratique des logiciels métiers :
- Logiciel d'achat E-epicure
- Logiciel économique et financier : EMagh2
- Logiciel Business Objects
- Logiciel d'approvisionnement, de traçabilité patient : Gildas Hospilog

Pratique du logiciel de gestion du temps de travail Chronotime
Collaboration étroite et permanente avec les pharmaciens
Capacité à gérer les dimensions d'encadrement, économiques, financières, juridiques, techniques, humaines

SAVOIR ETRE
Disponibilité, sens de l'organisation, rigueur
Capacité d'adaptation et volonté de s'investir
Capacité à motiver l'équipe placée sous sa responsabilité

CHU de Saint-Étienne Hôpital Bellevue
-
42055 Saint-Etienne

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