ASSISTANT ADMINISTRATIF DE POLE (H/F) - CPOA

ASSISTANT ADMINISTRATIF DE POLE (H/F) - CPOA

CDD

Temps de travail : 7h30
Statut : Selon profil - CDD
Grade : Catégorie B Assistante Médico-Administrative
Intitulé du poste : Assistante Administrative de Pôle
Lieux de travail : 1 rue Cabanis Paris 14ème
Organisation du travail Travail en équipe
Horaires Plage horaire de 7h30/jour. 28 CA. 15 RTT
Poste à pourvoir à compter du : Dès que possible

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Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées

Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
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Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
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DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Le Centre Psychiatrique d'Orientation et d'Accueil (CPOA) est un service d'urgence psychiatrique régional qui assure l'accès aux soins et leur continuité.

Il accueille l'urgence psychiatrique et la consultation sans rendez-vous 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les consultations sont accessibles à toute personne à partir de 16 ans, qu'elle soit seule ou accompagnée, qu'elle vienne spontanément ou non. Les consultations et les soins sont entièrement gratuits.

Le CPOA est ainsi un service central dans l'organisation de l'accès aux soins psychiatriques de Paris et en Ile-de-France, pour lesquels il assure également un important travail de coordination téléphonique. Il a enfin un rôle arbitral dans la sectorisation psychiatrique en Ile-de-France.



DESCRIPTION DU POSTE ET DES MISSIONS

L'assistante administrative de pôle a pour fonction principale de mettre en uvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du service et d'assurer le secrétariat du chef de pôle.

- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Être garant de la circulation des informations, savoir les synthétiser et les prioriser. Les transmettre aux interlocuteurs concernés

- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, de tableaux, compte-rendu d'activités

- Prise de rendez-vous

- Rédaction : des courriers, courriels, notes, affichages

- Gestion du personnel médical dans un service où se côtoient des permanents et des vacataires devant au total assurer une présence junior, senior et d'astreinte 24/24, 7/7 (réponses aux candidatures, mise en uvre du recrutement des personnels médicaux, organisation et enregistrement des activités médicales dans le logiciel Egtt, organisation de la permanence des soins, des congés)

- Organisation et gestion des stages et formations dispensés au CPOA pour différents étudiants ou stagiaires (psychologues et autres)

- Organisation et gestion des stages et formations dont bénéficient les personnels médicaux du CPOA

- Assurer le remplacement des autres AMA en cas d'absence

- Trier et traiter les courriels de la messagerie du CPOA

- Organiser et rédiger des compte-rendu de réunions

- Assurer le réassort des documents du service

- Archivage

- Gestion administrative du dossier patient

- Tâches administratives diverses

Le travail de secrétariat est disjoint de l'accueil de l'urgence psychiatrique



PROFIL

- Formation d'Assistante Médico-Administrative
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Power Point, Excel)
- Utilisation du logiciel Cortexte et AGIRHH
- Savoir hiérarchiser les tâches confiées et les planifier
- Facilité de communication avec différents publics
- Capacité à transmettre des informations orales et écrites
- Polyvalence
- Rigueur
- Respect de la confidentialité


LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Liaisons hiérarchiques :
- Cadre administrative de pôle
- Chef de pôle, chef de service

Liaisons fonctionnelles : ensemble de l'équipe et au-delà
- Chef de services chef de pôle
- Médecins
- Cadre de santé
- Equipe infirmière
- Aides-soignants
- Intendant
- AMA

OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES

- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de
l'établissement,
- Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et respect les règles
d'hygiène en vigueur,
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
- Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité, dignité, réserve et neutralité,
- Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, discrétion professionnelle.

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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