Détails de l’offre
Poste proposé
SECRETAIRE PEDAGOGIQUE A L' INSTITUT DE FORMATION DES CADRES DE SANTE
Contrat
CDD; Mutation; Détachement
Descriptif
PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D'ACTIVITES :Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS) - Institut de formation des cadres de santé (IFCS)
1146 avenue du Père Soulas 34295 Montpellier, Cedex 5
MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative
Gestion des conditions d'entrée en formation
Constitution des dossiers de rentrée scolaire
Gestion et suivi de la tenue des dossiers tout au long de la formation
Reprographie des feuilles d'évaluation et récupération dans les dossiers
Préparation des éléments administratifs nécessaires aux instances (conseil technique), prise de note et élaboration du procès-verbal
Traitement et mise en forme de courriers, documents
Classement et archivage
Accueil téléphonique et physique
Gestion et commande des fournitures de bureau et des prestations alimentaires via le logiciel PAD
Gestion de la messagerie de la BALF du secrétariat
Mise à jour du site internet via TYPO 3
Gestion pédagogique
Gestion des feuilles d'émargement, saisie et absence des étudiants via Formeis
Réalisation des attestations de présence mensuelles pour les employeurs
Reprographie des feuilles d'évaluation et documents relatifs aux stages
Elaboration des conventions de stage
Constitution des dossiers de stage
Gestion des soutenances de mémoire des étudiants : réservation des salles, sollicitation des jurys
Préparation de la diplomation des étudiants en lien avec la DREETS
Gestion financière
Constitution de dossier de demande de financement : transition Pro, CPF, Pôle emploi
Saisie et suivi des dossiers transition Pro et CPF
Gestion des remises de chèque : sélection, frais d'inscription à l'IFCS
Gestion mensuelle du recrutement et du paiement des vacations des intervenants via l'application EVP et le logiciel MR-H
Paiement des jurys concours
Gestion des épreuves de sélection
Mise en ligne du concours sur le site de l'IFCS
Suivi et contrôle des dossiers de candidature en lien avec la Directrice de l'IFCS
Préparation administrative et logistique : réservation amphi, envoi des convocations, attestations de présence, commande des copies, participation à la surveillance du concours, commande de repas pour les jurys, accueil et installation des jurys et des candidats
Traitement des demandes d'information téléphoniques, physiques et par mail des candidats
Préparation d'éléments pour les réunions de jury
Affichage des résultats et mise en ligne sur le site internet
Gestion des actions subsidiaires
Mise en ligne des sessions de formation
Gestion des inscriptions, envoi des conventions aux établissements et candidats, convocations, certificats de réalisation via le logiciel Formeis FC
Reprographie des documents
Gestion des conventions avec les intervenants
Gestion de la facturation pour les établissements extérieurs, demande d'émission de titre de recettes
Paiement des intervenants
Gestion des chèques
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Directrice de l'IFCS
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES :
La secrétaire pédagogique de l'IFCS exerce ses fonctions en collaboration avec :
Le formateur CSDS de l'IFCS - La secrétaire de l'IFCS - Les équipes pédagogiques et administratives de l'IFMS - Le service technique et logistique - Le service de formation continue - Les divers intervenants vacataires de l'IFCS - Les employeurs - Les organismes financeurs - L'ARS - Le conseil Régional - La DREETS
Personne à contacter
MERCI DE POSTULER UNIQUEMENT VIA L'URL DE L'OFFRE - [email protected]
URL de l’offre : https://chu-montpellier.mstaff.co/offer/64399?referer=fhf
Etablissement
Hôpital Lapeyronie
371 avenue du Doyen Gaston Giraud
34295 MONTPELLIER
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