Responsable du service flux documentaire

Responsable du service flux documentaire

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Présentation de l'établissement

Le CHU de Saint-Étienne est situé au cur de région Auvergne Rhône Alpes,
deuxième région de France. Il est l'établissement support du GHT Loire, un des
plus grands GHT de France en nombre d'établissements.
Les activités du CHU sont articulées autour de 11 pôles et 77 services, disposant
de 1.920 lits et places, répartis sur ses 3 principaux sites.
Les 8.350 professionnels de ces services prennent en charge annuellement plus
de 170.000 patients en hospitalisation et séances et plus de 500.000 en consultations

Description du service

Le service flux documentaire a pour mission de coordonner les services d'archivage des dossiers médicaux et du vaguemestre. Il est composé de 35 agents
répartis entre les sites du CHU.
La gestion des archives administratives opérée par chaque direction fonctionnelle sera à intégrer à l'organisation du service, à partir de 2026.

Fonctions et activités

Le Responsable du service flux documentaire travaille avec les autres responsables de service de la direction de l'hôtellerie et de la logistique.
Il pilote et coordonne l'ensemble des activités liées :
A la gestion, la conservation et la valorisation des archives physiques de
l'établissement, avec l'appui de deux responsables d'équipe, encadrants
de proximité.
A la gestion du courrier entrant et sortant
Son périmètre est susceptible d'évoluer.

Missions principales

Gestion des archives :
Élaborer et mettre en uvre la politique d'archivage (dossiers médicaux
et administratifs)
Superviser le tri, le classement, la conservation et la destruction réglementaire des documents
Assurer la conformité aux obligations légales et réglementaires
Gérer les relations avec les prestataires internes, externes (déménagement, manutention, transport) et les Archives départementales
-Identifier les fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux
services d'archives publics des archives historiques
Gestion du courrier :
Organiser la réception, l'enregistrement, la ventilation et la distribution
du courrier entrant
Superviser la préparation, l'affranchissement et l'expédition du courrier
sortant
Mettre en place des procédures de traçabilité et de confidentialité
Optimiser les circuits de traitement du courrier (dématérialisation, outils
de suivi, etc.)
Management et coordination :
Encadrer deux services avec l'appui de deux adjoints (agents de courrier, archivistes, gestionnaires documentaires)
Définir les objectifs, organiser les activités et assurer le suivi
Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires
Outils et projets :
Participer à la mise en place ou à l'évolution des outils de gestion électronique des documents (GED)
Contribuer aux projets de transformation numérique et de dématérialisation
Assurer une veille technologique et réglementaire

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques
Directeur de l'Hotellerie et de la Logistique
Responsable de département Logistique
Liaisons fonctionnelles
Les Responsables de Département de la Direction
Le Responsable Qualité Hygiène Sécurité Environnement de la Direction
Les Responsables de service de la Direction
L'ensemble des agents de la Direction
Les Responsables des services administratifs, logistiques et techniques
Les Responsables médicaux et paramédicaux

POSTE TEMPS PLEIN
AGENT TITULAIRE OU CONTRACTUEL
POSTE DE CATEGORIE B(Technicien Supérieur Hospitalier)
PILOTAGE DE SERVICE
DEMARCHE D'AMELIORATION CONTINUE
RIGUEUR, SENS DE L'ORGANISATION ET DE LA CONFIDENTIALITE
REACTIVITE ET CAPACITE D'ADAPTATION
CONNAISSANCE APPROFONDIE DES NORMES ARCHIVISTIQUES ET DES
PROCEDURES DE GESTIONDU COURRIER.
MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES, DE GED ET DE NUMERISATION.
CONNAISSANCE DES REGLEMENTATIONS (RGPD, CODE DU PATRIMOINE, ETC.).
CAPACITE A STRUCTURER UN SERVICE ET A OPTIMISER LES PROCESSUS.
REDACTION DE PROCEDURES ET DE GUIDES UTILISATEURS.
GESTION DE PROJET ET CONDUITE DU CHANGEMENT.
BAC +3 A BAC +5 EN ARCHIVISTIQUE, GESTION DE L'INFORMATION, DOCUMENTATION OU LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE
EXPERIENCE DANS UN POSTE SIMILAIRE OU EN GESTION DOCUMENTAIRE

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord
-
42055 Saint Etienne

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