ADJOINT ADMINISTRATIF EN UNITE DE SOUTIEN AUX POLES

ADJOINT ADMINISTRATIF EN UNITE DE SOUTIEN AUX POLES

CDD; Mutation; Détachement

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Participer aux missions confiées à l'Unité de Soutien administrative aux Pôles qui collabore de manière étroite avec les trinômes de pôle (Chef de pôle, Cadre Supérieur de Santé, Cadre administratif)
Fonctions secrétariat
-Organisation de réunions, programmation et logistique
-Accueil téléphonique (régulation) et physique
-Saisie et mise en forme de courriers
-Reproduction et diffusion de documents divers
-Traitement du courrier (papier et électronique) : tri, diffusion, expédition, classement
-Gestion des commandes de fournitures
-Coordination de l'information : diffusion des informations institutionnelles aux pôles.
Gestion des dossiers institutionnels et spécifiques
-Participation à la gestion des dossiers institutionnels. dossiers d'autorisation d'activités de soin ou d'équipement lourd dossiers de labellisation
-Suivi des délais
-Suivi et organisation des visites de conformité
Formalisation, actualisation et suivi des conventions et partenariats
-Formalisation des conventions : rédaction, sécurisation juridique et financière
-Suivi financier des conventions
-Gestion des échéances
-Gestion de la base documentaire
-Relations avec les associations : rencontre des porteurs de projets, construction des partenariats, mise en place organisationnelle, rôle d'interface entre les Pôles et la direction chargée de la gestion du secteur associatif, mise à disposition de badge pour les bénévoles.
Intérêts, contraintes, spécificités du poste :
-L'unité intervient en soutien administratif de plusieurs pôles qui sont localisés sur 2 établissements
-Transversalité, diversité d'interlocuteurs : capacité à travailler de façon collaborative

Hôpital Lapeyronie
371 avenue du Doyen Gaston Giraud
34295 MONTPELLIER

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