Adjoint des Cadres - service Gestion Administrative des Patients

Adjoint des Cadres - service Gestion Administrative des Patients

CDD

Présentation générale de l'établissement

Les Hôpitaux Drôme Nord (HDN) sont composés de deux sites d'hospitalisation, le site de Romans sur Isère et le site de Saint-Vallier. Ils sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire Drôme Ardèche Vercors (G.H.T DAV) qui rassemble 19 établissements.

Les HDN répondent aux besoins de santé d'un bassin de population de plus de 200 000 habitants. Ils sont organisés en 6 grands pôles d'activités offrant un plateau technique complet (3 IRM, 2 scanners, mammographie prochainement, échographie, laboratoire, pharmacie, Urgences / SMUR, kinésithérapie, bloc opératoire) et 830 lits et places, 1600 professionnels dont 150 praticiens et 30 internes, assurant une prise en charge de qualité accompagnée d'équipes paramédicales investies.

Les HDN ont ouvert en 2019 un nouvel EHPAD ainsi qu'un nouveau bâtiment regroupant le Pôle Femme et Enfant et le bloc opératoire. Les HDN poursuivent leur dynamique de développement avec entre autres le projet de Modernisation et d'Humanisation du bâtiment principal du site de Romans sur Isère sur 2024-2026 et la construction d'un nouveau bâtiment sur le site de St Vallier à horizon 2025.

Identification du poste

Les Hôpitaux Drôme Nord (HDN) recherche leur futur(e) Adjoint des cadres à la Gestion Administrative des Patients.
Missions principales : Assurer l'encadrement des agents de la chaine Accueil Facturation Recouvrement en binôme (18 agents sur le site de Romans et 5 agents sur le site de Saint Vallier).
La Gestion Administrative du Patient aux Hôpitaux Drôme Nord est organisée en deux bureaux centralisés : l'un sur le site de Romans et l'autre sur le site de Saint Vallier.
Le ou l'adjoint(e) sera référent(e) pour l'encadrement des équipes du site Romans ou de de Saint-Vallier, deux adjoints des Cadres sont en poste à la GAP. Le travail en binôme est particulièrement prégnant sur cette fonction. Par ailleurs, le poste intègre des missions transversales entre les deux sites.
En quelques chiffres, la cellule accueil facturation recouvrement des HDN, c'est 27 agents, 150 000 venues en externe et 31 000 séjours. Le poste s'exerce dans un établissement à taille humaine et en pleine mutation. Un projet ambitieux de modernisation de l'infrastructure, validé dans le cadre du Ségur de la Santé, va prochainement se mettre en place.
L'adjoint des cadres du site de Romans disposera d'un bureau. Toutefois des déplacements ponctuels sur le site de Saint-Vallier sont à prévoir. Un véhicule de service sur site pourra être utilisé.
Niveau de formation requis : Grade Adjoint des Cadres Hospitaliers
Statut : CDD ou CDI ouvert aux titulaires et aux contractuels de la Fonction Publique Hospitalière
Temps de travail : Temps plein (100%), temps de travail hebdomadaire fixé à 39h du lundi au vendredi
Rémunération : Selon grille de la Fonction Publique Hospitalière
Localisation : Gestion Administrative des Patients, Hôpitaux Drôme Nord, site de Romans sur Isère et St Vallier. Le poste est basé sur le site de Romans sur Isère.
Poste disponible à compter du 01/08/2025

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques : placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la chaîne Accueil Facturation Recouvrement
Liaisons fonctionnelles : avec les directions fonctionnelles, les équipes des Pôles d'activité, la Direction financière et le Département d'Information Médicale

Missions :

Organisation de l'activité de son secteur
Superviser au quotidien l'organisation du travail en situation normale et dégradée (accueil, gestion des pré- admissions, reprise des dossiers incomplets, saisie du courrier),
S'assurer de la bonne application des procédures de gestion administrative et des règles de facturation,
Superviser la complétude des dossiers et les délais de mise en facturation,
Veiller à l'acquisition et à l'actualisation des connaissances techniques des agents (rédaction de procédures),
Traiter et suivre les dossiers d'admissions complexes (absence de couverture sociale, payants en totalité programmés avec élaboration de devis),
Gérer le contentieux avec les caisses d'assurance maladie, les mutuelles et les particuliers,
Suivre les dossiers non facturés ainsi que le recouvrement en collaboration avec le Centre des Finances Publiques.

Encadrement et animation des agents de la Gestion Administrative des Patients en lien avec le responsable de la facturation

Gérer les plannings et les affectations,
Répartir la charge de travail entre les agents,
Décliner les objectifs du service en objectifs individuels,
Conduire les entretiens d'évaluation,
Proposer les formations ou accompagnements nécessaires à l'atteinte de ces objectifs,
Contribuer à l'intégration des nouveaux arrivants.

Gestion d'une régie de recettes
Contrôler des éléments en lien avec l'encaissement des recettes,
Réaliser les opérations d'encaissement,
Suivre la comptabilité par l'intermédiaire du compte DFT en coordination avec la Trésorerie,
Effectuer les opérations de remise d'espèces auprès de la Banque Postale et de chèques auprès du centre d'encaissement de Créteil.

Contribution à la facturation des prestations délivrées au sein des EHPAD des HDN (activité de l'ADCH en poste à Saint-Vallier, remplacé au besoin par l'ADCH en poste à Romans)

Suivre la bonne facturation mensuelle des prestations délivrées en lien avec l'ensemble des agents du site de Saint Vallier et l'agent dédié pour les EHPAD du site de Romans,
Gérer les dossiers d'hébergement « aide sociale » :
- Accueil des familles pour constitution dossier demande « aide sociale »
- Admission et suivi du dossier
- Oppositions sur pensions (envoi des courriers + suivi) (actuellement fait par les agents)
- Provisions pour hébergement
Réaliser un état mensuel des entrées/sorties sur la Plateforme CPAM,
Recenser les GIR des EHPAD pour calibrage de la dotation globale annuelle,
Traiter les indus CPAM forfaits soins (contrôle annuel),
Suivre le dispositif de chèques « Energie » en lien avec la Trésorerie.

Traitement des dossiers de médicaments, saisie, facturation, contrôle CPAM
Paramétrage des applicatifs en collaboration avec l'Attaché d'Administration
Missions spécifiques
Contribuer à la réorganisation de la chaîne Accueil Facturation Recouvrement notamment dans le cadre de l'arrivée d'un nouveau responsable facturation et de la mise en uvre du programme SIMPHONIE,
Suivre des tableaux de bord spécifiques à son domaine d'activité en lien avec le responsable facturation,
Suivre l'exécution des réformes ayant un impact sur la facturation (exemple de la réforme des urgences déployée en 2022),
Veille réglementaire,
Remplacer le deuxième adjoint des cadres et le responsable facturation en cas de besoin.

Savoir-être :

Sens managérial : animation d'équipe, arbitrage, pédagogie, planification et gestion des priorités,
Sens des responsabilités,
Esprit d'initiative et d'anticipation, force de propositions,
Dynamisme,
Autonomie et sens de l'organisation,
Polyvalence et capacité d'adaptation.

Savoir-faire :

Une connaissance des règles de facturation est souhaitable

HOPITAUX Drôme Nord - site de Romans
607 av. Geneviève De Gaulle Anthonioz BP 1002
26102 Romans

Voir la fiche de l’établissement