Assistant Administratif (F/H)

Assistant Administratif (F/H)

CDI

Votre futur service
La Direction des Travaux, de la Logistique et du Biomédical (DTLB) uvre dans quatre domaines essentiels au bon fonctionnement du Centre Hospitalier :
Les Services Techniques, sur les domaines de la maintenance préventive et curative bâtimentaire et la réalisation de travaux neufs. Ce secteur est composé d'un magasin et huit ateliers dits « techniques »
La Logistique, portant sur les périmètres supports de l'Unité Transport, Magasin central, Unité d'Accueil, Hébergement et Blanchisserie/Lingerie
Le Biomédical, en charge de la gestion du matériel médical, de l'achat à la maintenance préventive et curative,
La Restauration, produisant les repas du Centre Hospitaliers pour l'ensemble des patients et du personnel mais aussi en production pour livraison extérieure.
Cette direction est composée actuellement de plus de 180 agents dont 1 Directeur, 4 Responsables de services et 4 personnes au pôle Administratif. La DTLB c'est :
Budget 2024 géré par la DTLB en fonctionnement : 9 442 037
Budget 2024 géré par la DTLB en investissement, hors opérations majeures : 3 596 390
Plus de 15 000 Bons d'Interventions traitées par les Services Techniques
Plus de 700 000 km par an parcourus par les véhicules du Centre Hospitalier
Plus de 4 500 Bons d'Interventions traités par le Biomédical
Presque 565 000 repas produits

Vos missions
Au sein du Pôle Administratif de la DTLB l'assistant(e) administratif(ve) assure le premier contact entre l'ensemble des services du Centre Hospitalier et la DTLB. Elle/Il réalise les missions suivantes :
Gestion administratives (Gestion d'agenda, organisation des rendez-vous et réunions, coordination avec les différents services, traitement des courriers, des dossiers)
Réception et prise en charge des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques avant redirection
Accueil physique des personnes
Gestion de comptes particuliers (énergies, véhicules, locations) et suivi de l'activité
Appui opérationnel aux autres gestionnaires de comptes (réalisation de bons de commandes et liquidations de factures, soutient concernant le suivi budgétaire, appui à la clôture financière annuelle)
Réception des demandes d'interventions des services et orientation de ces demandes vers l'atelier concerné
Reporting sur l'activité du pôle administratif
Rédaction ou relecture de documents administratifs (techniques et juridiques), selon un formalisme définit
Suivi du stock de papeterie ou produits dit « d'usage unique » et réalisation des commandes internes

Votre profil
Diplômes :
Bac, Bac +2/3
Compétences :
Expérience professionnelle similaire ou sur un poste d'assistante de direction
Justifier d'expériences auprès d'un ou plusieurs domaines traités par la DTLB serait un plus
Maîtriser les outils informatiques

Savoir-faire :
Définir/adapter et optimiser un plan de classement et d'archivage
Être réactif, s'adapter rapidement aux changements et aux imprévus
Savoir hiérarchiser les tâches importantes selon leur urgence et leur importance
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétence
Être autonome et pro-actif
Respecter des consignes et questionner au besoin
Savoir-être :
Faire preuve de rigueur, polyvalence et professionnalisme
Prendre des initiatives et être force de proposition
Appétence pour le travail en transversalité
Faire preuve d'adaptabilité, vous savez faire évoluer vos pratiques avec les transformations inhérentes à une structure en constante évolution
Être en capacité de prioriser son travail et les urgences en collaboration avec la responsable du pôle administratif
Caractéristiques du poste
Temps plein / CDI ou MUTATION 35h
Localisation géographique du poste : Centre Hospitalier Henri Mondor d'Aurillac.
Horaires de travail : du lundi au vendredi,
Correspondance statutaire / Grade : Adjoint Administratif Hospitalier

Centre Hospitalier Henri Mondor
50 avenue de la République 50 avenue de la République
15002 AURILLAC

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