SECRETAIRE MEDICAL(E) – CRB CRC – 75014 PARIS

SECRETAIRE MEDICAL(E) – CRB CRC – 75014 PARIS

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Temps de travail : 100%
Statut : CDD, CDI, mutation, détachement
Grade : Assistant médico administratif / Adjoint administratif
Intitulé du poste : Secrétaire médical(e)
Lieux de travail : GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences site Sainte Anne
1 rue Cabanis 75014 Paris
Organisation du travail Poste de jour.
Horaires : Amplitude horaire de 9h à 16h30 par jour du lundi au vendredi (à réévaluer en fonction des besoins et activités)
Spécificités liées à la fonction : Travail en équipe
Poste à pourvoir dès que possible


VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale.

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www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis

Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris



DESCRIPTION DU SERVICE/POLE

Venez contribuer aux missions du CRC. Au sien de l'unité, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale.

Le CRC est situé sur le site de Sainte Anne. Il répond à un souhait du ministère de la santé d'améliorer la performance en matière de recherche clinique au sein des établissements de santé ; en favorisant notamment les inclusions dans les essais académiques et industriels. C'est une plateforme opérationnelle complète, mise à disposition des investigateurs et des équipes de soins engagées dans un projet de recherche.

Le CRC dispose de 2 lits dédiés à la recherche, d'un laboratoire pour le conditionnement des échantillons et de tout l'environnement nécessaire à la conduite d'un protocole en recherche clinique. Cette structure est rattachée au pôle médicotechnique et dédie une partie de son activité au Centre de Ressources Biologiques (CRB).

Aussi à la mise en place de projet du pôle médicotechnique comprenant le laboratoire de biologie médicale, les pharmacies et la stérilisation, l'équipe opérationnelle d'hygiène, CRB et CRC.

Vous êtes dynamique, vous aimez le changement, les projets, les nouvelles techniques, force de proposition, le centre de recherche clinique vous correspond.


POSITION DANS LA STRUCUTRE

Liaison hiérarchique
Direction des Ressources Humaines
Chef de pôle
Cadre supérieur du pôle

Liaison fonctionnelle
Médecin responsable du CRB, CRC
Directeur de recherche et de l'innovation
Médecins investigateurs
Personnel de soins
Services administratifs
Différents partenaires (DRCI, laboratoire, PUI.)
Autres CRC ou CIC
INSERM


DESCRIPTION DU POSTE

Définition de la fonction

La/le secrétaire traite la saisie d'information, la tenue des dossiers, le courrier, et la liaison avec les autres structures du pôle et les partenaires extérieurs du pôle liés à l'activité des 2 unités. Elle/il accueille et renseigne les sujets.


Activités principales

Gestion et coordination médico-administrative :
-Gestion des agendas, planification, organisations des réunions, visites, conférences, événements,

-Transmissions des messages, alertes sur les questions d'organisations. Archivage des dossiers

-Accueil physique et téléphonique des sujets, des familles

-Conception et rédaction de documents relatifs aux projets des services

-Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rédaction des comptes-rendus de réunions)

-Saisie des données liées à l'activité

-Aide à la rédaction des procédures

-Tenue à jour des dossiers administratifs

-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

-Vérification des informations administratives concernant le sujet dans le cadre de l'identitovigilance

-Gestion des dossiers administratifs du personnel et suivis en lien avec le cadre supérieur

Gestion des plannings : Congés et absence du personnel - Formation
-Recensement, gestion du planning d'après le logiciel E- PLANNING en lien avec le supérieur hiérarchique - Archivage des demandes

Participation à la démarche qualité et amélioration continue
Missions susceptibles d'évoluer dans le temps.



Compétences requises pour le poste

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Posséder une culture médicale et de soins
Une expérience dans la recherche clinique est un plus


Savoir Faire

Aptitudes à l'organisation de son temps de travail, aux relations humaines et à la communication
Esprit d'initiative, sens des responsabilités et de la rigueur
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Facilité d'adaptation, et capacité à s'adapter à l'interlocuteur
Grande autonomie dans le travail indispensable


Savoir Être

Disponibilité, adaptabilité et réactivité
Capacité à gérer son stress et ses affects
Capacité à se questionner et à évaluer sa pratique
Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences
Être rigoureux et organisé
Être polyvalent et avoir une grande capacité à travailler en flux tendu
Avoir le souci de l'accueil (volontaires sains et patients)
Savoir communiquer et interagir avec son environnement professionnel, être diplomate


Obligations Professionnelles

Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Respecter et appliquer la réglementation en vigueur

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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