Coordinatrice du Secrétariat de la Direction Générale et des Affaires Générales du groupe hospitalier

Coordinatrice du Secrétariat de la Direction Générale et des Affaires Générales du groupe hospitalier

Détachement; Mutation; Stage

Missions Générales
- Coordination du secrétariat de la Direction Générale du Groupe Hospitalier avec 2 assistantes de direction à encadrer pour organiser les portefeuilles et la polyvalence afin d'assurer la continuité du secrétariat au niveau du Groupe ;
- Gestion de l'agenda de la Directrice Générales et des Directeurs adjoints en coordination avec les 2 autres assistantes ;
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique ;
- Coordination, répartition, gestion et suivi du courrier et des mails ;
- Gestion et coordination des documents en relation avec les directions fonctionnelles ;
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas en veillant à l'application de la charte graphique du Groupe Hospitalier ;
- Organisation de réunions et préparation des dossiers ;
- Gestion des procédures relevant du secrétariat de la direction générale avec uniformisation sur le Groupe Hospitalier ;
- Organisation de la gestion des différents chronos d'enregistrement (courriers, notes de service, décisions, délégations de signatures ) ;
- Gestion et suivi des organigrammes.

Missions Spécifiques Direction Générale
- Suivi des dossiers individuels des Directeurs ;
- Gestion et suivi des évaluations des Directeurs ;
- Congés de la Directrice Générale en lien avec les Délégations Territoriales de l'ARS
- Coordination des missions du secrétariat de la Direction Générale avec supervision de l'équipe secrétariat de direction ;
- Organisation et suivi des congés de l'équipe du secrétariat de la Direction Générale.

Missions Spécifiques Relation avec les usagers :
- Gestion des plaintes et réclamations (amiable, CCI, juge administratif, civil et pénal) dans le respect de la procédure institutionnelle ;
- Enregistrement et gestion des demandes de communication de dossier médical et suivi de l'envoi des dossiers par les services ;
- Gestion des saisies de dossiers médicaux sur la base de réquisitions des services de police et gendarmerie ;
- Gestion des courriers de remerciements ;
- Réception et orientation des appels téléphoniques ;
- Accueil physique des patients souhaitant communication de leur dossier médical ;
- Classement et Archivage.

Missions Spécifiques Communication
- Assurer la diffusion des contenus en continuité de la Responsable de la cellule culture et communication : gestion des sites internet et des réseaux sociaux.
- Être en soutien dans l'alimentation et la gestion des comptes des différents réseaux sociaux ;
- Être en veille sur l'actualité locale, nationale et internationale dans le domaine de la santé.

Centre Hospitalier Saint Nicolas
25 ave du Général de Gaulle BP 80269
57402 Sarrebourg

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