ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) - Service des admissions des hébergés

ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) - Service des admissions des hébergés

CDD; CDI; Mutation

Le centre Hospitalier de Châteaudun (28) recrute un(e) adjoint administratif, poste à pourvoir à compter du 17 juin 12024 :

Le service du bureau des entrées du pôle hébergement de l'USLD de Châteaudun est la première étape de l'admission d'une personne en EHPAD/USLD. Un certain nombre de pièces administratives sont à recueillir pour l'élaboration du dossier d'hébergement.


MISSIONS GÉNÉRALES
COMPÉTENCES REQUISES
CONNAISSANCES GÉNÉRALES
ET OPÉRATIONNELLES

Accueillir, informer, orienter les résidents et leur entourage sur les modalités d'admission en EHPAD/USLD. Recueillir et traiter les données nécessaires à l'admission du résident et au fonctionnement administratif du service.
Suivre et gérer les processus administratifs en appliquant les procédures et règles définies.

Accueillir et remettre les dossiers d'admissions aux familles ou aux intéressés pour les demandes d'admissions en EHPAD/USLD.
Etablir des dossiers complets avec la liste des pièces à fournir, les contrats, le certificat médical (formation d'AMA)
Communiquer des informations et des explications : prix de journée, fonctionnement des EHPAD/USLD, aides diverses (APA, APL, aide sociale)
Organiser et assurer des rendez-vous avec les familles ou les intéressés pour le dépôt de dossier : vérification et analyse (aide sociale ou pas). Accompagner et orienter pour le dépôt du dossier aide sociale auprès des Mairies, récupération des ressources et conséquences (succession, obligés alimentaires), contrats divers (explications)
Réaliser le suivi des pièces pour le dossier à récupérer, En lien avec les assistantes sociales: livret de famille, RC, caisses de retraite, certificat médical, contrats, actes de cautionnement, relevé de capitaux, impôts fonciers et revenus.
Réaliser la saisie informatique des données (VIA TRAJECTOIRE) : établir le dossier, incorporer la pièce, suivi de la liste, mise à jour régulière
Réaliser la mise à jour des 2 listes (interne et externe) d'admissibilité à l'hébergement : tenue journalière concernant la liste interne pour la commission d'admissions (2 fois par mois) en lien avec les assistantes sociales. Et tenue semestrielle pour la liste extérieure (courrier de suivi de dossier)
Gérer et réaliser le suivi du planning d'occupation des lits temporaires et des ambulatoires ainsi que des dossiers d'admissions.
Collaborer avec les Conseils Départementaux : transmissions de bulletin de situation, demande d'APA, accord de prise en charge aide sociale, récupération des 90 %...
Réaliser la facturation mensuelle des frais d'hébergement : vérification (mouvements, aide sociale, APA), contentieux des factures, mise sous plis + prélèvements automatiques, transmission à la THD, récupération des participations des obligés alimentaires, mise à jour des prélèvements bancaires, déduction des ressources pour les Conseils Départementaux de Paris et sa région.
Réaliser l'élaboration d'un état des récupérations des montants différentiels de l'APA pour les ressources supérieures tous les 6 mois.
Etablir les listes forfait soins : chaque trimestre transmission à la MSA et CPAM d'une liste avec les caisses de rattachement pour la caisse pivot. Chaque semestre transmission à la MSA et CPAM d'une liste nominative des résidents avec leurs caisses et numéro de sécurité sociale de rattachement.
Récupérer les 90% des ressources, suivi des dossiers aides sociales (début, fin, renouvellement), récupération auprès des caisses de retraite, de la CAF
Réaliser les démarches administratives lors des décès : accueil famille, déclaration en mairie, si pas de famille contact Pompes Funèbres, don du corps Liste à établir des DC pour la THD et le Conseil Départemental.
Gérer les dépôts occasionnels de valeurs, la réception des chèques de règlement et transmission à la THD.
Réaliser le traitement et l'encaissement des chèques énergie.
Prendre connaissances quotidiennement des mouvements et des demandes diverses auprès des services de soins.
Traiter les dossiers contentieux, suivi des impayés en collaboration avec la THD, Assistantes sociales
Réaliser le suivi mensuel et annuel des statistiques diverses : taux d'occupation, recensement de la population, suivi des GIR, journées réalisées, rapport d'activité
Délivrer les certificats de vie aux caisses de retraite, attestations des loyers auprès de la CAF
Attestation d'inventaire du mobilier aux notaires après décès.
Gérer les prescriptions des transports et les commandes.
Gérer le courrier des résidents : réceptionner, trier, envois des mails aux familles, renvoi aux notaires si décédés.
Aider dans la réalisation des démarches administrative certains résidents (pas de famille).
Participer aux réunions avec les familles lors de chaque entrée.
Mettre à jour les dossiers d'admissions annuellement (impôts, mutuelles, RC, relevés de capitaux) et réaliser l'insertion informatique des documents
Tenir à jour la liste des personnes sous protection juridique.
Réaliser les travaux de clôture d'exercice comptable et la tenue de l'archivage.
Répondre aux diverses demandes du personnel des EHPAD et de l'USLD (cadres, infirmières, médecin, responsable EHPAD/USLD, psychologue).
Répondre aux diverses demandes des visiteurs (professionnels ou non) et des résidents.
Connaissances :
Avoir des connaissances théoriques solides et actualisés sur la réglementation et la législation en vigueur dans le domaine d'activité tel que :
L'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
Les droits des usagers du système de santé
La communication et la relations interpersonnelles
La gestion administrative
Les bases de la bureautique
Les logiciels métier

Compétences opérationnelles :
Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations recueillies
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Travailler en équipe et en réseau.
Utiliser les outils bureautiques et les outils de technologie de l'information et de la communication (TIC)
Maitrise des outils de traitement de texte et tableurs
Maîtrise dans l'utilisation des logiciels.
Gestion des mouvements : HEXTAN
Gestion dossiers résidents : NetSoins
Gestion documentaire : ENNOV
Le terminal de paiement informatique
La mise à jour et la lecture de la carte vitale

Compétences comportementales :
Faire preuve de sérieux et de ponctualité.
Présenter une tenue et un langage discret et respectueux.
Faire preuve de grandes capacités relationnelles, d'écoute, de patience, d'humanité, d'empathie, de diplomatie, de tolérance et d'ouverture d'esprit.
Faire preuve de respect envers la personne soignée, ses proches, ses collègues, les partenaires de soins
Faire preuve de disponibilité et de souci de l'autre.
Faire preuve de discrétion, et de retenue.
Faire preuve d'adaptation et d'autonomie face aux changements liés aux remplacements ponctuels et multiples.
Avoir un esprit d'équipe et être engagé et impliqué dans les missions qui lui sont attribuées.
Faire preuve d'initiatives.
Faire preuve de maitrise de soi, dans toute situation et adapter sa posture professionnelle.
Avoir le sens de l'éthique et le respect des règles déontologiques.
Faire preuve d'honnêteté intellectuelle et être en capacité à se remettre en question.

ORGANISATION DE L'ACTIVITÉ

HORAIRES DE TRAVAIL Horaires variable du lundi au vendredi :
9h00-17h00 : Code J23

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
Le roulement est établi sur le logiciel de gestion du temps de travail suivi et coordonné par l'adjoint des cadres responsable de la gestion administrative des consultants.
Les changements sont validés par le responsable à périodicité définie.

LIEUX DE TRAVAIL
Les bureaux des entrées du pôle hébergement se trouvent au rez-de-chaussée de l'EHPAD/USLD Jallans du centre hospitalier de CHÂTEAUDUN.

MOYENS À DISPOSITION
Le professionnel aura à sa disposition es accès informatiques personnels, pour accéder via les ordinateurs à disposition dans le service aux différents logiciels professionnels nécessaire à la prise en soins, ainsi qu'une messagerie professionnelle.

PARTICIPATIONS INSTITUTIONNELLES
Le professionnel concours à la formation interne des nouveaux professionnels dans une démarche tutorale.
Le professionnel est investi dans les actions qui concourent à l'amélioration continue de la qualité de l'accueil et de la prise en soins des usagers. Il s'inscrit notamment dans les groupes de travail institutionnels et participe aux réunions du service.
Le professionnel s'inscrit dans un développement continu de ses compétences en assurant une veille professionnelle, en participant à des échanges de pratiques professionnelles. Il a accès à la formation continue institutionnelle et extérieure.
Le professionnel participe aux réunions du service.
Le professionnel tient une référence institutionnelle

Centre hospitalier - EHPAD Rue Fédé - EHPAD Route de Jallans -USLD -
Route de Jallans
28205 Chateaudun

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